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2015年版! ビジネスメールの最新ルール

2015年08月28日 公開

平野友朗(日本ビジネスメール協会代表理事)

 

Q4.宛名は正式呼称を書くべき?

■ビジネスメールアンケート2

あなたはビジネスメールを送る際、「○○株式会社○○部○○課○○様」など、相手の正式な呼称を使いますか?



 

A.ずっと正式呼称だとかしこまりすぎてしまう

初めてメールをする際は、相手を尊重して正式な呼称(社名・部署名・役職・氏名)を書き入れましょう。アンケートでは「常に使う」が一番多いですが、何度もやり取りする相手だと、常に正式呼称だと堅苦しくなりますから、2回目以降は社名+名字、もしくは名字のみでもOKです。なお、久しぶりに送る相手の場合、部署や役職が変わっていることも(とくに降格のことも)あるので、「○○様」のみでも問題ありません。

 

Q5.名前を間違えてしまった! どう対応する!?

A.メールでお詫びを。宛先を間違えた場合はすぐに電話を

メールに書いた宛名の名前を間違ってしまった場合、気づいたらすぐにお詫びのメールを送りましょう。電話でのお詫びはかえって迷惑になります。ただ、宛先を間違ったときはすぐに電話をしてお詫びをすること。とくに本来送るべき人と誤送信先の人が面識のない場合、個人・機密情報に係わることもあるので要注意。そうならないためにも、アドレス帳やオートコレクト機能は使わず、最後に届いたメールに、件名を変えて返信するのが一番間違いのない方法です。

 

Q6.ファイルを添付したメールの注意点は?

A.送信側、受信側とも容量と拡張子に注意して

容量と拡張子に要注意。添付ファイルの容量は、法人相手なら2MBまではそのまま送ってOK。それ以上はファイル転送サービスを経由しましょう。圧縮ファイルはzip形式が安全性・互換性ともに高いとされています。また、添付は見落とされることも多いので、メール文面に必ずファイルを添付した旨を記載すること。なお、拡張子が「.exe」のファイルはWindowsの実行ファイルで、不要なインストールが始まる可能性もあるので送られてきたら注意を。

 

Q7.1つのメールに書く用件はどのくらいまで?

A.1つのメールにつき1つの用件が基本

1メールにつき1用件が基本。たとえば、重要度や緊急度の異なる用件をひとまとめにすると、相手の返信が遅れる、用件を見落とすなど混乱のモトです。とくに相手の返信を要する用件は、メールを分けるようにしましょう。ただし、「会議の日時」と「会議のテーマ」など関連性のあるものならば、箇条書きなどで1通にまとめるのも効率的。メールが何通も続いてしまうときは、冒頭に「度々失礼します」などの文言を入れましょう。

 

Q8.CCはどの範囲まで入れる? >

iyashi

著者紹介

平野友朗(ひらのともあき)

日本ビジネスメール協会代表理事

1974年、北海道生まれ。筑波大学人間学類(認知心理学専攻)卒業後、広告代理店勤務を経て、㈱アイ・コミュニケーション設立。日本初のビジネスメール教育事業を立ち上げ、個人への指導をはじめ、官公庁、企業、学校、団体などへのコンサルティングや研修を行なう。2013年、一般財団法人日本ビジネスメール協会を設立。著書に、『誰も教えてくれなかったビジネスメールの書き方・送り方』(あさ出版)、『カリスマ講師に学ぶ! 実践ビジネスメール教室』(日経BP社)など多数。

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