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2015年版! ビジネスメールの最新ルール

2015年08月28日 公開

平野友朗(日本ビジネスメール協会代表理事)

 

Q12.返信のタイムリミットはどのくらい?

■ビジネスメールアンケート4

ビジネスメールを返信する際、相手のメールを受信(確認)してからどれくらいで返信するべきだと思いますか?


 

A.なるべく半日以内で返信をするように

アンケートでも半数近くの人が感じているとおり、現在は「半日以内」が望ましいです。朝届いたら夕方までに、夕方なら翌日午前中までの返信を。お客様が相手なら「受信後すぐ」がベター。交渉が有利に進められ、好感度も上がります。少数派の「1時間以内」は、事務職などの内勤者に見られるようです。上の「許せないビジネスメールのマナー」アンケートでは約3人に1人が「1日たっても返信がこない」を挙げています。24時間以上過ぎたときは、返信が遅れたお詫びをひと言添えるといいでしょう。

 

Q13.携帯電話からの返信はOK?

A.相手のパソコンでどのように表示されるか気を配ろう

もちろん問題ありません。返信は早いほうが喜ばれます。差出人が個人アドレスになってしまう場合は、件名に社名と名前を入れましょう。携帯でメールをするときは改行をしない場合が多いですが、パソコンで表示されると改行がなく読みづらくなってしまいます。意識的に改行を入れるか、短い文面で収めるように。文の始めに、「外出のため、携帯電話から失礼いたします」とお断りを入れるとより失礼がありません。

 

Q14.メールを送る時間は気にしたほうがいい?

A.深夜や土日の送信はなるべく控えたほうが良い

携帯電話にメールを転送しているビジネスマンもいますから、相手が帰宅している深夜や土日の送信はなるべく避けたほうがいいでしょう。深夜や土日に頻繁に社員がメールを送ってくる会社は、管理体制やコンプライアンスが疑われる可能性も。ただ相手の業態や職種によっては、早朝や夕方以降に業務のコアタイムとなることもあります。その場合は、相手の時間帯に合わせたほうがスムーズにメールのやり取りができます。

iyashi

著者紹介

平野友朗(ひらのともあき)

日本ビジネスメール協会代表理事

1974年生まれ。筑波大学卒業後、広告代理店勤務を経て、2003年に日本で唯一のメルマガコンサルタントとして独立。ビジネスメール教育の第一人者として知られ、メールマナーに関するメディア掲載400回以上、著書24冊。メールスキル向上指導、組織のメールのルール策定、メールの効率化による業務改善や生産性向上などを手がけ、官公庁、企業などへのコンサルティングや講演、研修回数は年間100回を超える。近著に、『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』(文響社)。

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