必要な書類を瞬時に取り出す「ファイリング術」

クリアホルダーをもっと便利に使いこなす！

　書類の山から必要なものを探すのに時間がかかる。どのファイルに何が入っているのか判然としない……。書類のファイリングは仕事の基本だが、きちんとできていない人も少なくないはず。ファイリングのプロ・桃山透氏に、仕事の効率を上げるファイリング術をうかがった。

紙で残す書類は厳選し作業ごとに片づける

　書類のファイリングが下手な人によくあるのが、手元にある書類が多すぎるケースです。8～9割が、実は、紙で持っておく必要がない書類だということさえあります。今は誰もがパソコンを使う時代。わざわざプリントアウトして紙で持つ必要がある書類が、どれほどあるでしょうか？　まずは、不要な書類の処分をするべきです。

　紙で持つ必要がある書類は、次の2種類しかないはず。1つは、紙のほうが使いやすい書類。もう1つは、紙でしか存在しない書類です。ただし、紙でしか存在しない書類も、スキャンすれば、パソコンの中にデータとして保存できます。

　厳選して紙で残すことにした書類は、「時間軸」と「重要度」で分類しましょう。緊急性があって重要な書類はデスクの上に置き、そうでない書類は引き出しの中に入れましょう。

　いずれの場所に置くにしても、大切なことは、必要なときに見つけやすい工夫をすること。案件ごとにファイリングし、クリアホルダーにはラベルライターで作った見出しを貼るなどして、検索しやすくするのです。

　整理が苦手な人は、自分に合ったツールを使っていないのかもしれません。あとで紹介するツールなどを参考にしてみてください。また、こまめに文房具店に足を運ぶのもお勧めです。

　かく言う私も、かつては勤めていた職場で一番、整理が下手でした。けれども、整理を心がけるようにしてから、仕事の効率が格段に上がりました。習慣化されていないと、整理は面倒に感じますが、習慣をつければ手間ではありません。

　仕事の区切りがつくたびに、デスクの上の書類を片づけるようにしましょう。忙しいと、少しの整理でも煩わずらわしいかもしれません。けれども、そのときに使っていた書類を元の場所に戻すことは、数秒もあればできます。その数秒で、仕事の効率が格段に上がるのです。