“いざ接待”のときに慌てない！

準備編Ｑ６
接待相手の事前リサーチのポイントは？

事前リサーチの要点は下図のとおり。「①年代」「②性別」は店選びの判断基準になります。年配なら脂っこいものを避けて、和食などの落ち着いた店が無難。また女性なら、野菜多めで量は少なめ、そのぶん品数の多いコースが喜ばれます。「③食の好み」「④お酒の好み」は、最重要項目。好き嫌いはもちろん、アレルギーや持病による食事制限の有無も把握しておきたいところ。「⑤パーソナルデータ」は趣味や家族構成、ペット、出身地など。とくにペットは盛り上がりやすい鉄板の話題です。ただし女性の場合、家族の話がNGワードになることもあるので要注意です。

接待相手の事前リサーチリスト
①年代
②性別
③食の好み
④お酒の好み
⑤パーソナルデータ
⑥NGワード（行動）

準備編Ｑ７
相手の個人情報はどのように聞き出す？

食べ物や趣味の話は、接待相手の周りの人から気軽にリサーチできますが、家族や病気などの個人情報に関わる部分は難しいもの。そこで、日頃の雑談力がモノを言います。仕事の合間の雑談などで、「お酒はよく飲まれるのですか？」「連休はゆっくり過ごされましたか？」などとさりげなく聞き出しましょう。リサーチリストの「⑥NGワード」は本人には聞けないので、自社でつきあいのある人や、先方の秘書や部下を頼るしかありません。「○○部長が苦手な話題などありませんか？　失礼があってはいけませんから」と聞いてみましょう。快く協力していただくために、日頃から先方の秘書や部下への挨拶や気遣いもお忘れなく。

準備編Ｑ８
接待の案内状に書くことは？

お店の場所などを連絡する際は手紙が正式ですが、最近ではメールですませることが多いようです。メールとはいえ砕けすぎず、ビジネスメールのフォーマットに従いましょう。まずお店の基本情報や日時、幹事の連絡先を入れるのは基本中の基本。さらに双方の参加メンバー、二次会を予約しているときはその旨も添えておきます。また、和食店で女性を接待する場合、お座敷か、椅子席かを明記すること。当日の服装や靴選びに関わってきます。

準備編Ｑ９
いよいよ接待目前、先方への確認は必要？

事前確認は必要です。うっかり忘れている可能性もありますから、電話で確認するか（部下や秘書でもOK ）、リマインドメールを送っておきましょう。その際、お店の住所や日時などの基本情報を再度添えるのが親切です。タイミングは「2日前」。前日では、人数変更などが生じた場合、お店へのキャンセル料が発生するケースがあります。また、先方も慌ただしくなってしまうので2日前がちょうどいいのです。

準備編Ｑ10
トラブル発生！　参加できなくなったら？

身内の不幸などで急遽自分が参加できなくなった場合、状況のわかる者で代理を立てるのが基本。変更は先方に伝えておきましょう。ただ、決裁権限のある者や引き合わせ予定だった上司が来られない場合は代理が利かないので、丁重に謝り、その日はキャンセルすることになります。後日、お詫びに出向き、再設定するなどフォローが必要です。事情説明ですが、身内の不幸や急な病気はともかく、仕事上のトラブルは、正直に伝えると「この会社、大丈夫か」と信用を損ねることも。「どうしても外せない仕事が長引いておりまして」などと言葉を濁しておきましょう。