THE21 » キャリア » ミスがなくなる! 「メモ」の基本&活用術

ミスがなくなる! 「メモ」の基本&活用術

2017年02月04日 公開
2023年05月16日 更新

鈴木真理子(ヴィタミンM代表)

これだけ! メモの基本ルール3

ルール1 余白をケチらず「1案件1見開き」 

手書きノートの弱点は、日付や単語で検索できないこと。それをカバーするためには、形式をそろえて一元管理することだ。具体的には、ノートは「1案件につき見開き1ページ」を厳守。溢れてしまってもいいが、ページに余白ができてもケチらず、別の案件が始まったら新しい見開きに書く。内容が混ざって後で探しにくくなるからだ。会議なら、日付、件名、打ち合わせ内容や参加者を記入する。そのうえで、各ページにインデックス付箋をつければ後で該当箇所を探しやすい。これで、書きっぱなしではなく、後で読み返せるノートになる。ちなみに、リーガルパッドやレポート用紙など切り離せるものを使う場合は、書き終わったら案件ごとにフォルダやファイルに入れて管理しよう。

ルール2 「読んでわかる」ではなく「見てわかるメモ」に

当然ながら、メモは読む人にとってわかりやすくなければならない。他人はもちろんだが、メモを読み返す「未来の自分」に対しても例外ではない。「わかりやすい」のポイントは字がきれいかどうかなどももちろん関係するが、より大きなポイントは「読んでわかる」ではなく「見てわかる」メモにすることだ。ダラダラ文章を書くのではなく、箇条書きに。それも、6W3H(いつ・どこで/どこへ・誰が・誰に・何を・なぜ・どのように・いくらで・どのくらいの量で)をはっきりさせて書くこと。こうすることでヌケモレも防ぐことができる。また、緊急・重要案件は赤字で記入したり、大きく書くなどして目立たせること。忙しい人がパッと見ただけでも内容を理解できるメモを目指そう。

ルール3 メモは「紙幣」だと思って管理せよ

メモ帳を持っていない状態で電話番号を伝えられた、突然アイデアが湧いてきた……、そんなとき、忘れないうちに紙ナプキンや割り箸の袋などといった手近な紙にメモをした経験はないだろうか。後回しにするのではなく、なんでもいいから取りあえずメモを取るのは正しい姿勢だ。しかし、これではメモをゴミと間違えて捨ててしまいかねない。そうならないよう、メモは特別な存在として扱おう。お勧めなのは、メモを財布に入れて管理すること。大切な情報やアイデアは、紙幣と同じ扱いをするのがふさわしい。そして、オフィスに戻ってノートに貼ったり、転記したりして一元管理すべきだろう。

次のページ
ビジネスシーン別 メモ活用術! >

著者紹介

鈴木真理子(すずき・まりこ)

㈱ヴィタミンM代表取締役

共立女子大学卒業後、三井海上火災保険㈱(現・三井住友海上)を経てビジネスインストラクタ
ーに。㈱ヴィタミンM代表取締役。企業研修・セミナーはもちろん、『絶対にミスをしない人の仕事のワザ』(明日香出版社)など、現場で本当に使えるビジネスノウハウを簡潔明瞭に伝える著書にも定評がある。

THE21 購入

2024年4月号

THE21 2024年4月号

発売日:2024年03月06日
価格(税込):780円

関連記事

編集部のおすすめ

メンタルを安定させるメモ・手帳の使い方とは?

小林弘幸(順天堂大学医学部教授)

楽しく描けてアイデアが湧いてくる!「ラクガキノート術」とは?

タムラカイ(デザイナー)

スキマ時間での「ノートの上書き」が最高のアウトプットを生み出す

遠藤功(ローランド・ベルガー日本法人会長)
×