メモを取る時は「５W１H」を意識せよ

５Ｗ１Ｈで打ち合わせ内容をメモ

メモの書き方にも、できる人とできない人とでは大きな違いがあります。

まずは、打ち合わせのメモ。聞いた順に時系列で書いている人は多いと思いますが、話の流れがあちこちに飛ぶ人が相手だと、メモを見ても何がなんだかよくわからなくなります。
そうならないよう、できる人は、後で見たときに思い出せるような書き方をしています。

私も実践しているのですが、お勧めは「５Ｗ１Ｈ」でメモすることです。５Ｗ１Ｈを埋めていくようにすれば、話の内容が整理されますし、埋められていないことがあれば、聞きそびれていることもわかります。たとえばWhenが抜けていれば、期日が抜けているとわかるので、質問すれば良いわけです。

ちなみに、私は、５Ｗ１Ｈから外れることはメモしないようにしています。あとで見た時に、本題と関係のない書き込みに惑わされることを防ぐためです。
最近は、小さなホワイトボードを持ち歩き、その場で書き込みながら相手と話の流れを共有する人がいますが、手帳を使って、同じことをしている人もいました。相手に自分の手帳の書き込みを見せながら話せば、その場で「ここは違う」などと言ってもらえ、認識のズレが生じにくいというわけです。

もっとも、「打ち合わせ中に、整然とメモなんてとれない」という人もいるでしょう。そう言う場合は、あとでメモの内容を清書しても良いと思います。

清書するなんて面倒だと思えるかもしれませんが、その一手間を加えることで、打ち合わせの内容が整理でき、あとでわからなくなることを防げます。長い目で見たら、清書したほうが良いというわけです。

「原案」を手帳に書きスマホで送付！

さらに私の場合は、打ち合わせ直後に帰りの電車で、依頼された成果物の原案だけでもメモを使ってまとめるようにしています。原案だけでもまとめておけば、あとで再開しやすいからです。何もしないで何日も放っておくと、もう一度打ち合わせの内容を思い出すところから始めなければならず、余計な時間がかかります。

取引先によっては、手帳に書いた原案を、スマホのカメラで撮影し、その日のうちに送ることもあります。こうして方向性だけでもコンセンサスをとっておけば、あとでやり直しになる確率が少なくなるからです。手書きすれば、所要時間は10～20分程度。原案のすり合わせだけですから、パワーポイントで丁寧に資料を作る必要はありません。こうした、ちょっとした効率化をしているかどうかで、大きな差がつくものです。

《『THE21』2017年5月号より》