コミュニケーションは「相手本位」を意識しよう

コミュニケーションにマニュアルは不要！

人間関係の基盤となるコミュニケーションは、日々の積み重ねが求められる。しかし、「職場のコミュニケーションは今、危機的状況にある」と話すのは、数々の一流企業で秘書として活躍した気配りの達人である能町光香氏。習慣化したいコミュニケーションについてうかがった。《取材・構成＝林加愛》

観察する習慣が世代間ギャップを埋める

職場におけるコミュニケーションは現在、ある意味危機にあると思います。
顕著に見られるのは、いわゆる世代間ギャップ。上には高度経済成長期やバブル期の記憶をノスタルジックに語る世代がおり、下にはネット上のやりとりにばかり長けていて、対面コミュニケーションが不得手な若い世代がいます。価値観の隔たりは昔より大きくなっていて、それが軋轢を呼ぶケースも少なくありません。

その解決のカギを握るのは、40代を中心とした中間管理職世代。この人々が高いコミュニケーション能力を発揮すれば、チームワークは大いに向上するでしょう。

では、この世代が心がけるべき「コミュニケーションの習慣」は何か。まずは「相手を観察すること」を挙げたいと思います。いくら世代が違っても、相手の感じ方や価値観を知れば、どう接するべきかの答えはおのずと見えてくるからです。

その源にあるのは「相手への興味」です。まずは相手に興味を持ち、「なぜ、この人はこういうことを言うのだろうか」と観察し、考える癖をつける。それを踏まえ、まずは若い世代――部下に対する接し方を変えてみましょう。

たとえば、部下の失敗に対し、「なぜそんなことをしたんだ！」と頭ごなしに叱ってしまっていたとしたら、「その選択をした理由はなんだったの？」と聞くようにします。前者は一見、原因を聞いているように思えますが、実際には頭ごなしに叱責しているだけ。そうではなく、「なぜ部下は失敗してしまったのだろうか」と本当に興味を持って聞いてみることが大事なのです。

そのうえで、一人ひとりの意見を真摯に聞き、意志を尊重すること。とりわけ大切なのは、各人の興味の所在を探ることです。言葉や表情、各業務に対する態度を観察し、それぞれの興味と能力に即して少しだけ高いハードルを与えながら成長させる。そんな接し方ができれば、部下との信頼関係は万全です。

上司への伝え方はタイプ次第

上司に対しても同様です。相手を観察し、その人となりを把握すること。とくに、「どのようなコミュニケーションを好むか」を知ることが重要となります。

「報連相が大事」とはよく言われることですが、その方法は、上司がどんなコミュニケーションを好むかによって変わるからです。

そのスタイルは大きく分けて三つ。「豪快な一匹狼タイプ」の上司は、報告の頻度をあまり増やさず、一度の報告に時間をかけず、ポイントだけを伝えるのが良い方法です。逆に、「細かく神経質なタイプ」の上司は、こまめな中間報告をすることが不可欠です。
はたまた、どちらにも当てはまらない「無関心タイプ」の上司もいます。この場合は、承認や賛成を得たいポイントでうまく「巻き込む」ような相談スタイルが最適です。つねに上司を観察し、「うちの上司はどのタイプか」を把握しておきましょう。

部下の場合も同様ですが、こうした使い分けは相手を尊重する姿勢の表われです。相手の望みに即したコミュニケーションが、信頼の源となるのです。

ただ、注意していただきたいのは、相手によってコミュニケーションを変えるというのは決して、「上にはへつらい、下には傲慢に接する」ではないということ。そんな態度では人望を失うだけです。