紛失を防ぐ　デスク周りの「超・整理術」

必要な書類やモノがすぐに出てくる！

仕事のミスで絶対に避けなくてはならないことの一つに、モノや書類の紛失がある。最終的に見つかったとしても、探すまでに費やした時間はムダ以外のなにものでもない。こうしたミスを繰り返すのは、オフィスのデスク周りをきちんと整頓できていないから。片づけのプロである小松易氏に、必要なときに必要な書類やモノがすぐに出てくるデスクの整頓術をうかがった。

片づけのコツはデスクのコックピット化!?

「ミスが起きないデスク」の理想の姿は、飛行機のコックピットのような状態。コックピットには数百もの計器や機器がありますが、ムダなものは一切なく、何がどこにあるかも明確。そのためパイロットは緊急を要する場面でも、必要なときに必要な機器を操作し、ミスなく適切な行動をとることができます。

　一方、デスク周りがコックピット化できていないと、いつも探し物をすることに。自分個人の書類やモノを失くすのならまだいいですが、クライアントから預かった大切な書類やモノを紛失すれば、会社の信用問題にまで発展しかねません。

　デスク周りをコックピット化するために、まず取り組むべきなのは、整理･整頓のうちの「整理」です。整理とは、必要なモノと不要なモノに分け、不要なモノを捨てること。机の引き出しがモノであふれている人は、まずは不要なモノの廃棄から始めましょう。

　整理によって、必要なモノだけを残したら、次はそれを「整頓」していきます。整頓とは、飛行機のコックピットのように「わかりやすく、かつ使いやすいところに配置・収納すること」を言います。つまり、「モノの定位置」を決めること。これにより、大切な書類やモノをなくすといったミスを劇的に減らすことができます。