「失敗しない」メール術

2017年06月13日公開
2023年04月06日更新

平野友朗（日本ビジネスメール協会代表理事）

メールを送った相手からこんな反応があったら、どうする！？

何度も質問がくる

原因は「情報が足りない」か「情報が多すぎる」かのどちらかです。たとえば、アポイント日時を決めるときに、候補の日にちだけ送るのではなく、時間や場所なども同時に提案すれば、やり取りの回数は格段に減ります。次に、相手に聞かれそうなことを先回りして書いておくとより良いでしょう。とはいえ、盛り込みすぎもＮＧ。メールに情報が多くなりすぎるとポイントがわかりづらくなるので要注意。わかりやすいシンプルなメールを心がけてください。

なかなか返事が来ない

返信がこない原因は、メールサーバーの不具合で届いていない、メールを見落としている、返信の必要がないと思い込んでいる、用件が多すぎるなどさまざまな可能性が考えられます。原因となりそうなことを一つひとつ洗い出し、自分に落ち度がないか確認をしたうえで相手に催促してみましょう。なお、返信の期限を設定している場合は、期限を過ぎたら即催促してもOK。期限を設定していなければ、送信から丸2日ほどあけて催促メールを送るのが適切です。

相手が怒っている？

メールの文面から相手の怒りや苛立ちを感じたら、自分が送ったメールの内容や表現にミスがないか、相手のメールの内容を見落としていないかを確認しましょう。相手の表情や声色から意図を読みとれないメールは、誤解を生みやすいツール。相手の態度がおかしい理由がわからないままメールのやりとりをすると誤解や溝が深まっていく一方。メールでのコミュニケーションに不安を感じたら、電話や対面に切り替えて、直接会話をするのが一番の解決法です。

≪取材・構成：麻生泰子≫
≪『ＴＨＥ21』2017年6月号より≫

著者紹介

平野友朗（ひらのともあき）

日本ビジネスメール協会代表理事

1974年生まれ。筑波大学卒業後、広告代理店勤務を経て、2003年に日本で唯一のメルマガコンサルタントとして独立。ビジネスメール教育の第一人者として知られ、メールマナーに関するメディア掲載400回以上、著書24冊。メールスキル向上指導、組織のメールのルール策定、メールの効率化による業務改善や生産性向上などを手がけ、官公庁、企業などへのコンサルティングや講演、研修回数は年間100回を超える。近著に、『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』（文響社）。

『THE21』2017年6月号

発売日: 2017年05月10日

ミス」が仕事に与える影響は大きい。やり直しができるような小さなミスでも、その時間の無駄が積もり積もれば、経費の増大や労働時間の増加につながる。何より、仕事のミスが多い人は周囲からの信用が得られず、自分でも仕事に自信を持つことができないだろう。とはいえ、何も努力せずミスをしない人などいないはず。ならば、ミスをしないためにはどうしたら良いのか。本特集では、ミスが許されない業界・職種のスペシャリストや識者にアドバイスをいただき、「マインド」「仕組み」「ノウハウ」など様々な観点から、その方法を追求する。