悩まず慌てず業務をこなす４つの技術とは

「分ける」とは？
　スタンスを決めて、ムダに悩まない・行動しない

　ヒトはどれくらい自覚しているでしょう。自分の思索や行動の、どれくらいがムダで、どれくらいがそうでないかを。

　多くのムダはシゴト的渋滞から生まれています。流れえない量を流そうとすれば、道は必ず渋滞し永遠にそのままです。

　まずはすべてのテーマ（仕事でも私事でも）を「分ける」こと。

　何を高速道路に流し、何を流さないのか、どのテーマにまじめに取り組み、どれは放っておくのかを決めましょう。

　それを徹底することは、実は大富豪への道であったりもします。

「分ける」ための視点は、次の3つです。

(1)「こだわるもの」と「こだわらないもの」に分ける。

(2)そのための「決め方」を決める。

(3)「コミュニケーションルート」を分ける。
　

　この3つの視点で、悩みや渋滞というムダな時間は大幅に省かれます。

　そして、そこでできた時間の余裕を、まずはシゴトに再投資して好循環を生むのです。

「減らす」とは？
　やること自体を減らす

　整理術の王道は、整理の対象、つまりシゴトそのものを減らすことでした。

　でもこれが結構、難しい……。

　特にこのご時世、失職や減収につながらないように仕事を減らすのは、まったくもって簡単ではありません。私事だって、恋愛・結婚・子どもの教育・実家の整理と複雑になるばかり。

　それでも、手に余ることを抱えてシゴトを大渋滞させて、自爆するよりはマシです。ここではそう考えて、シゴトを減らすことを頑張りましょう。
　

　シゴトそのものを「減らす」ための3つの視点は、

(1) 安請け合いせず、上司や親にシゴトを「打ち返す」。

(2)「みなが困るまで待つ」ことで余計な障害を減らす。

(3)「メールの仕方に注意」して無用なコミュニケーションを減らす。

　です。これらは「ちょっと面倒な部下になる」ということでもあります。

　だからこそ、そこで生まれた余裕時間は、まずは私事でなく仕事につぎ込みましょう。

　仕事の質を上げ、上司や同僚、顧客の信頼を勝ち取るのです。そうすれば、きっと不要なチェックが減って、もっと時間が生まれるでしょう。

「早めにやる」とは？
　生産性の高いときだけそのシゴトに取り組む

　シゴトでも何でも、「早めにやる」といいことが一杯あります。

　早めにやる、とは実際には次のようなこと。

(1) 精神状態に合わせてシゴトをする。（→生産性が上がる）

(2)ムリそうなものを把握する。（→スタックしなくなる）

(3) 答のカケラや道筋が見えるところまで頑張る。（→後工程が楽になる）

(4) 初日頑張って1日分の余裕を持つ。（→保険ができる）

　逆に、〆切ギリギリにやることには、3つの大罪があります。

　その最大の罪は「ムリにやる」こと。
　そのシゴトに対して調子のでないときや気分が向かないときに、ムリに頑張ることほどムダなことはありません。

　次が「見えないままやる」こと。
　やればすぐわかる致命的な障害があるのに、それを見極めずに突っ込んでしまうことや、大体の答の方向性が見えていないのに進んでしまうことで、致命的な遅れは発生するのですから。

　最後が「バッファーのなさ」です。
　余裕がないから、たった1日分の遅れが致命傷になってしまいます。
　

　これらを避けるために「早めにやる」を実践しましょう。まずは「1日早めに手をつける」からで十分です。

「習慣にする」とは？
　習慣を戦略的に少しずつ身につける

　なんにせよ、これら「分ける」「減らす」「早くやる」を、日々実践しなくては意味がありません。でも、その実践があまりに苦痛であっては、長続きはしないでしょう。だから、無意識にできる「習慣」にしてしまうのです。

　元経営コンサルタントらしく、習慣の「戦略的」な身につけ方を考えてみました。「アンゾフのマトリクス」、「5フォース分析」（本で説明しています！）と『孫子』がお手本です。

「習慣にする」ための3つの視点は、　

(1) 身につけやすいものから手をつける。

(2) その新習慣に、自分が「入りやすく」かつ「出にくく」する。

(3) 各々の習慣化ツールを使う。

　です。

　新しい習慣を、自分にとって身近なものから、トライしやすく継続しやすくすると同時に、途中でやめたら大変な状態にしてしまうのです。

　そして「田の字（2×2マトリクス）」や、自分を科学し記録する「自己記録ノート」、指輪などの各種「リマインダー」、「行動チェックリスト」といった習慣化ツールを使うこと、です。

　それらを駆使して、「勢い」をつけながら習慣化の壁に挑みましょう。

　さて、「分ける」「減らす」「早めにやる」のどれから手をつけ、それをどう「習慣」づけしていきましょうか。焦ることはありません。でも、ここでの決断が、みなさんを人生（シゴト）の渋滞から救う、かも。

　詳しくは『シゴトの流れを整える』（PHP文庫）で！