2015年版！　ビジネスメールの最新ルール

Ｑ４．宛名は正式呼称を書くべき？

■ビジネスメールアンケート2

あなたはビジネスメールを送る際、「○○株式会社○○部○○課○○様」など、相手の正式な呼称を使いますか？

Ａ．ずっと正式呼称だとかしこまりすぎてしまう

初めてメールをする際は、相手を尊重して正式な呼称（社名・部署名・役職・氏名）を書き入れましょう。アンケートでは「常に使う」が一番多いですが、何度もやり取りする相手だと、常に正式呼称だと堅苦しくなりますから、２回目以降は社名＋名字、もしくは名字のみでもＯＫです。なお、久しぶりに送る相手の場合、部署や役職が変わっていることも（とくに降格のことも）あるので、「○○様」のみでも問題ありません。

Ｑ５．名前を間違えてしまった！　どう対応する！？

Ａ．メールでお詫びを。宛先を間違えた場合はすぐに電話を

メールに書いた宛名の名前を間違ってしまった場合、気づいたらすぐにお詫びのメールを送りましょう。電話でのお詫びはかえって迷惑になります。ただ、宛先を間違ったときはすぐに電話をしてお詫びをすること。とくに本来送るべき人と誤送信先の人が面識のない場合、個人・機密情報に係わることもあるので要注意。そうならないためにも、アドレス帳やオートコレクト機能は使わず、最後に届いたメールに、件名を変えて返信するのが一番間違いのない方法です。

Ｑ６．ファイルを添付したメールの注意点は？

Ａ．送信側、受信側とも容量と拡張子に注意して

容量と拡張子に要注意。添付ファイルの容量は、法人相手なら2MBまではそのまま送ってＯＫ。それ以上はファイル転送サービスを経由しましょう。圧縮ファイルはzip形式が安全性・互換性ともに高いとされています。また、添付は見落とされることも多いので、メール文面に必ずファイルを添付した旨を記載すること。なお、拡張子が「.exe」のファイルはWindowsの実行ファイルで、不要なインストールが始まる可能性もあるので送られてきたら注意を。

Ｑ７．1つのメールに書く用件はどのくらいまで？

Ａ．１つのメールにつき１つの用件が基本

1メールにつき1用件が基本。たとえば、重要度や緊急度の異なる用件をひとまとめにすると、相手の返信が遅れる、用件を見落とすなど混乱のモトです。とくに相手の返信を要する用件は、メールを分けるようにしましょう。ただし、「会議の日時」と「会議のテーマ」など関連性のあるものならば、箇条書きなどで1通にまとめるのも効率的。メールが何通も続いてしまうときは、冒頭に「度々失礼します」などの文言を入れましょう。