2015年版！　ビジネスメールの最新ルール

Ｑ８．CCはどの範囲まで入れる？

Ａ．「念のため」は非効率。ＣＣは本当に必要な人だけ入れるように

誰も彼もCCに入れてしまうのは考えもの。とくに１日のメール受信数の多い役職者などへは、確定事項のメールだけ共有するなど必要なメールを選別すべきです。一方、届いたメールにCCが入っていた場合は「全員に返信」が基本。相手は共有したい意図があるので、勝手に外すのはルール違反です。返信相手が複数で序列もわからない場合、宛名は、返信者の名前に加え、「CC:関係者各位」「CC:関係各位」などが無難です。

Ｑ９．返信する際に、相手の文章は残す？

Ａ．相手の文章を一部引用して会話形式に

メールの返答したい部分を抜き出して、文の前に「> 」の引用符をつけ、その下に返答を書く「部分引用」は、一問一答の会話のような流れになり、回答漏れも防げるのでお勧め。文章を一から組み立てる手間も省けるので、スピーディに返信できるメリットもあります。込み入った内容のときは、相手のメールを下部に残しておく「全文引用」をしておくと、全体の経過がたどりやすくなります。あとから人が加わる際も、メールの一連の流れをすぐに説明できてよいでしょう。

Ｑ10．転送する際の文面はどうする？

Ａ．迷惑メールと思われないように自分の用件も加える

いただいたメールを社内で共有したい場合は、まずは相手にその旨を確認するのが無難です。不安があれば、名前や携帯番号などの個人情報を削除してから転送しましょう。また、そのまま転送すると迷惑メールのように見える場合もあるので、転送するメール本文の前に、必ず自分のメッセージもつけ加えること。件名も「確認のお願いFw:△△～」と、転送の「Fw:」の前に自分で用件を加えるようにしましょう。

Ｑ11．件名は「Re：～」のまま返信していい？

■ビジネスメールアンケート3

ビジネスメール返信の際、件名はどのようにしていますか？

Ａ．原則「変えない」が正解だが、やり取りが多くなるときは工夫を

一連のやり取りが続くときは、件名は変えず「Re:～」で返信しましょう。「いつも変える」人もいますが、これは混乱のモト。新規の用件と勘違いされやすいからです。ただし、「いつも変えない」ままだと、やりとりが続いたとき、あとでメールを発掘するのが大変です。アンケートの２番目のように、同じ用件であっても、大まかな内容が変わった時点で変えるのがベスト。件名の冒頭に「追加の資料」「日時の変更」などと書き足すだけでもＯＫです。自分の名前が入っているときも、「様」などを削除して返信する必要はありません。