大量のメールを一瞬でさばく ５つのノウハウ

「ついついやりがちなムダ」を排除！

気がついたら、メール処理で1日の半分が過ぎていた……。思わぬ時間の浪費を生むメールのやりとり。その現状を改善すべく、ビジネスメールの達人・平野友朗氏にメール効率化のノウハウをうかがった。

メール処理は、「読む回数」と「書く時間」を減らせ！

　あなたはメール処理に1日何時間かけていますか。メールは本来、意思疎通をスムーズにするためのツール。かえって多くの時間を奪われているとすれば、まさに本末転倒です。

　では、どうすれば、効率的に大量のメールを処理することができるのでしょうか。ポイントは、「読む回数」と「書く時間」を減らすことにあります。

　以下、メール処理のムダの改善策をご紹介いたします。

メールの無駄１　いちいちメールを確認してしまう

　仕事中、無意識にメールフォルダを開くクセがついていませんか。そのたびに業務が中断され、集中力が削がれます。無意識のメールチェックは、業務の効率を著しく下げる要因です。解決策は、「1時間に1回」などとルールを決めて、意識的にコントロールすることです。

　一流のビジネスマンの条件に「即レス」が求められる昨今ですが、相手がメールを送信して2時間以内ならば、返事が遅い印象を与えません。メールに逐一返事をすることで結果的に仕事が遅くなれば、むしろ悪い印象を与えることになります。

　一度思い切って、ＰＣのメール画面をオフにしてみましょう。