大量のメールを一瞬でさばく ５つのノウハウ

メールの無駄２　情報共有のメールが多すぎる

　メールを読む時間を短縮するためには、そもそも受信メールを減らすという手もあります。受信メールが増える元凶の1つが、CC などの共有メール。実は見ていないという人も多く、大量のメールに埋もれて重要な情報が伝わっていないことも。

　解決策は、共有すべきメールを結論や成果のみに留めること。共有メールの多くは、仕事の経過報告です。共有メールは、チャットのように使うのではなく、確定した事項のみを送るように社内やチームでルールを徹底するといいでしょう。

メールの無駄３　メールの仕分けが目的になっている

　受信したメールを細かくフォルダに分けている人がいますが、一般的に「仕分けるほど効率が悪くなる」傾向にあります。フォルダを開く手間が増えるうえに、フォルダが増えるほど見落としのリスクが高まるからです。

　仕分けはシンプルに「読まないメールだけ別フォルダに移動」がベスト。たとえば、メルマガなどの「すぐには読まないメール」や、定期報告など「返信不要のメール」を「別フォルダ」に分類します。

　一方、処理が必要な仕事のメールはすべて「受信トレイ」にまとめます。ここに届いたメールは、優先順位をつけず、着いた順に処理していきましょう。