大量のメールを一瞬でさばく５つのノウハウ

2017年01月08日公開
2023年05月16日更新

平野友朗（日本ビジネスメール協会代表理事）

メールの無駄４　メールのやりとりが終わらない

　メールの応酬が続き、やりとりが完結しない──それは、あなたのメールの文章がわかりにくく、相手にきちんと伝わっていないからかもしれません。

　ビジネスメールの最大のコツは「一度読みで頭に入る」こと。最後まで読み進めないと結論や目的、送信者がわからない文章は相手にとって大きなストレスですし、結果、趣旨が理解できずにメールを何度も繰り返すことになるのです。

メールの無駄５　文章を書くのに時間がかかる

　メールを書いているうちに思わぬ時間が経ってしまっていることはよくあるもの。本来、1通にかける時間は平均3分、少なくとも5分以内に収めるべき。

　3分以内にメールを書くには、自分がよく書くビジネスメールの定型文を作っておくと、いちいち文面を考える手間も省け、書くスピードもアップします。　

　さらに、よく使う単語やフレーズは「単語登録」しておくといいでしょう。上図を参考に、スキマ時間に単語をコツコツと登録していってください。

取材構成　麻生泰子

『ＴＨＥ２１』2016年12月号より

著者紹介

平野友朗（ひらのともあき）

日本ビジネスメール協会代表理事

1974年生まれ。筑波大学卒業後、広告代理店勤務を経て、2003年に日本で唯一のメルマガコンサルタントとして独立。ビジネスメール教育の第一人者として知られ、メールマナーに関するメディア掲載400回以上、著書24冊。メールスキル向上指導、組織のメールのルール策定、メールの効率化による業務改善や生産性向上などを手がけ、官公庁、企業などへのコンサルティングや講演、研修回数は年間100回を超える。近著に、『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』（文響社）。