ミスがなくなる！ 「メモ」の基本＆活用術

あなたの仕事の「武器」になる

メモやノートの重要性はわかっていても、「なかなか習慣化できない」「いろいろなノウハウを試しては飽きる、の繰り返し」という人は多いはず。そもそも、なぜメモ・ノートを取らなくてはならないのか。そして、それをより効率的に実践するためにはどうしたらいいのか。多くのビジネスマンを指導してきた鈴木真理子氏にうかがった。

メモ・ノートは「忘れるため」の道具

　人は忘れる生き物です。「エビングハウスの忘却曲線」として知られる実験結果では、被験者は20分で覚えたことの42％を忘れ、1時間後には56％を、1日後には74％を忘れてしまいます。

　しかし、「書くものがないから後でメモしよう」「このくらいは覚えておける」といった油断がミスにつながり、信頼を失った……という経験は、誰しもあるはずです。

　人は忘れる生き物だから、メモを取る。これがメモ・ノートの最大の意義です。

　逆に言えば、記録したことは覚えておく必要はありません。必要なときはノートを見返せばいいからです。

　営業マンなら、お客様からヒアリングで聞いたことをきちんと書き留めておけば、忘れてしまってもいい。むしろ忘れることで頭を切り替え、次のお客様に100％集中して向き合えるのです。頭をリセットして目の前の仕事に全力投球できるというのも、メモの大きな効用と言えるでしょう。

　ただ、こうしたメリットを知ってはいても、つい「このくらいは覚えておける」と自分の能力を過信しがち。とくに、優秀な人・頭のいい人ほどそうです。たとえば、私のセミナーを受講する方でも、やるべき仕事をメモしたＴＯＤＯリストを作っている人は半数ほどです。

　メモ・ノートは、年齢にも学歴にもＩＱにも関係なく、誰でもできること。これを活用しないのはもったいないことです。

「手でメモする」姿勢が相手に信頼感を与える

　最近はデジタルグッズが発達していますが、メモやノートはあくまで手書きで取るべきだと私は考えます。理由はいくつもありますが、一つは「パソコンやスマホを操作していると他のことをしているように見えてしまう」ことが大きいでしょう。

　とくに年配の方の中には、「何をやっているのか？」「ちゃんと話聞いてる？」と不快に思う人が少なくありません。顧客へのヒアリングの際のノートや、上司からの用件を聞く際のメモなどは、書く姿を見せることで相手に信頼感を与えることにもなるのです。

　また、会議の議事録作りなどでありがちですが、ＰＣを使うとつい一字一句正確に打とうとしてしまいがちになります。結果、会議中ずっと画面を見ているだけ、という人がときどきいます。言うまでもなく、会議で一番大事なのは、考えて発言すること。記録するだけで頭がいっぱいになってしまっては意味がありません。

　最近ではノート術に注目する人が増え、さまざまなノウハウが紹介されています。複雑な内容を1ページにわかりやすくまとめたり、独自の方式で図表化したりといった「達人」のノートは素晴らしいですし、「お客様の話を聞きながらこんなきれいなノートが書けたらな……」と私も思います。

　けれども、無理は禁物です。まずは聞き逃し、書き漏らしがないよう、聞いたことを素早く箇条書きしていくことから始めれば十分です。

　ノートを使った発想法などもありますが、これも難しく考える必要はありません。思いついたことを忘れないうちに手近な紙に書き留めるだけで、貴重なアイデアメモになります。

　まずは以下で紹介した方法をいろいろ試してみて、自分に適したメモ・ノートの取り方を見つけていただければと思います。