ミスがなくなる！ 「メモ」の基本＆活用術

ビジネスシーン別　メモ活用術！

シーン１　１日の成果を決める「TODOメモ」

毎日TODOリストを作っている人でも、「タスクを箇条書きして、上から順にこなしていくだけ」という例は多い。「何時までに何をやる」まで書き出さないと、すべてのタスクが終わるまで延々と働く「野球型」の仕事スタイルになってしまう。理想は、「〇〇時まで」のように制限時間を決めて成果を出す「サッカー型」のワークスタイル。そのためには、TODOメモに優先順位と制限時間という要素を入れること。まず帰る時間を決めたうえで、優先順位に従って「9時～企画書作り」「13時～メール返信」などと、時間ごとにやるべきことを並べていく。なお、やり残した仕事は、必ず翌日のTODOメモの冒頭に書き込むこと。タスクのヌケモレを防ぐことができる。

シーン２　未来の自分にアドバイス「ひとり引き継ぎメモ」

3カ月おき、半年おきといった期間をおいて継続する仕事では、それ以前の進捗状況を忘れがち。そこで活用したいのが「ひとり引き継ぎメモ」だ。具体的には、案件で使用した書類に、「○○に関してはニーズなし。△△のほうが有望」「○○の話題は盛り上がらず、次回は××のテーマで話を振る？」などといった反省点や改善点、および疑問点を書いた付箋を貼っておくだけ。本来、「引き継ぎ書」は後任者のために作るものだが、この「ひとり引き継ぎメモ」は、現在の自分から未来の自分へ向け「もっとこうしたほうがうまくいく」というアドバイスをするというイメージだ。自分の仕事を振り返るという意味では「ＰＤＣＡサイクル」を回すという効果もある。

シーン３　ヌケモレを防ぐ「備忘録メモ」

上司から指示を受ける際、備忘録としてメモを取るのは当然のこと。書き漏らしが許されない一方、あまりゆっくり書いていると相手を苛立たせてしまう。速く効果的にメモするポイントを押さえておこう。①6W3H（右図参照）を意識すること。?②カタカナを活用すること。「総務」と「ソウム」を比べればわかるように、画数が減って速く書ける。人名の場合、「ワタベ」と「ワタナベ」の読み間違いのようなミスも防ぐことができる。?③指示した人を明記。上司自身が指示した事実を忘れていることもある。同様に、自分が上司として指示したのなら、その事実もメモを残しておくこと。④ 数値を落とさない。「今日中」ではなく、納期は今日の何時なのかまではっきりと。⑤最後に復唱確認して、相手の伝えたかったことと自分の理解のズレを埋める。