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カリスマ秘書の「速くて正確」な仕事をする工夫

2017年07月07日 公開

西真理子(ランゲージ・マジック・ファクトリー代表)

西氏が実践していた「敏腕秘書のミスゼロ4箇条」

【スケジュールのミス防止術】
大事なのは、バッファーを取ること

「入れるべきアポか否かは必ず上司の意向を確認」「前後の予定が延びることを想定し、なるべくバッファーを設けて予定を入れる」などは基本。そのうえで、秘書自身がミスをしていなくても、上司が勝手に入れた予定を秘書に伝えていなかったためのダブルブッキング、という事態があったという。この場合大事なのはアフターフォロー。お断わりするアポイントの相手には「急な出張」などやむを得ない(と思っていただける)理由を述べたうえで、なるべく最短で別の日程を提示。会食の約束を変更した場合であれば、店の予約の取り直しといった手配をすべて自社側で行なうなど、最大限の配慮を。

 

【伝達のミス防止術】
「書類を渡して終わり」は危険

取引先から上司へ、社内の部下から上司へ、といった連絡や伝達も秘書の仕事。ここで心がけるべきは「相手を信用しすぎないこと」。多忙な上司相手の場合、メールを送る、書類を渡す、という「作業」だけで伝達業務が終わったととらえるのは厳禁。とくに大切な案件の場合、「きっと目を通しているだろう」という期待をせず、顔を合わせるときに必ず、伝わっているかどうか確認することが重要だ。会合への出欠など、すぐに確認して返答すべきことなら、急ぎである理由を説明しつつ、口頭で手配の可否や段取りの許可をその場でもらうこと。そのうえで、一度伝えただけでは済ませずに、折に触れて何度か確認する。

 

【優先順位のミス防止術】
「どれが先か」を上司に判断してもらう

仕事中に、上司から突然別の仕事を指示されることは、秘書業務では日常茶飯事。このとき、「急いでいるから、今頼んだ仕事を最優先で」と言われる場合もあるが、そう言わなくても上司側としては最優先でやってほしいと思っている場合もある。着手中の別の仕事を先に片づけてしまいたいところだが、優先順位付けに迷うときには自己判断せず「今、こちらの仕事をしていますが、どちらを先に終わらせましょうか」と上司の判断を仰ぐこと。そうすることで上司自身も、いったん立ち止まって優先順位を考えてくれる。急に仕事を振ってくる上司がいる場合、この方法は使えるのではないだろうか。

 

【電話応対のミス防止術】
社名を名乗らない相手にどう対処する?

経営者や役員と親しい相手が電話をかけてくるとき、相手が苗字のみを名乗り、社名を名乗らない場合があった。この場合、「どちらの」と聞き返すと、失礼な物言いと受け取られることがある。いつもかけてくる相手については「苗字しか名乗らない鈴木さん」などと覚えておき、取り次ぐ対応を。非通知でなければ番号を控えておくのも得策だ。ただし、「いつもの相手」かどうかわからない相手で、実はセールスの電話だった……などという場合もある。失礼なく確認したい場合は、「恐れ入りますが、念のため」と前置きして電話番号を聞き、折り返しの対応にするなどしていた。

 

《『THE21』2017年6月号より》

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著者紹介

西真理子(にし・まりこ)

ランゲージ・マジック・ファクトリー代表

長崎県生まれ。1990年、国際基督教大学教養学部卒業。外資系企業数社にて役員秘書・エグゼクティブアシスタントを務めたのち、現在は秘書技術およびビジネス英語をはじめとするビジネススキル講座講師、また英語コーチとして教育やトレーニング事業に携わる。国際秘書検定、秘書検定一級合格。日本人として初めて米国公認秘書検定、米国上級秘書検定に合格。英検一級。著書に、『「できる秘書」と「ダメ秘書」の習慣』(明日香出版社)などがある。

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