紛失を防ぐ　デスク周りの「超・整理術」

「Ａ４一枚」でスッキリまとまる書類整理術

　ただし整頓は、実際にやろうとすると意外と大変です。資料のファイリング一つとっても、営業ツールの資料もあればプレゼン資料もあり、精算用の書類もあるというように多種多様だからです。いきなり手をつけようとしても途方に暮れてしまうでしょう。

　そこで私は整頓を①分類、②配置、③収納の三段階に分けて取り組むことを勧めています。さまざまなグループに資料を分類し、次に分類したグループごとに配置する場所を決め、最後に見えやすく取り出しやすい収納の仕方を考える、という手順を踏むわけです。

　まず分類ですが、Ａ４の紙を使い、3段階に分けてグルーピングしていきます。仮に手元に30種類の書類があるとしましょう。まずは、30種類の書類の内容を紙の左3分の1にすべて書き出します。　

　次に、それをさらに10程度の項目にグルーピングします。そしてそれぞれの項目に名前をつけて、紙の真ん中に書き出していきます。　

　さらに10程度に括くくった項目をもう一度グルーピングし、3項目程度に括って紙の右3分の1に書き出します。すると右から大・中・小の項目に分類した書類リストができあがるわけです。どんな書類も必ずいずれかの分類に属すことになりますから、「あの書類、どこのファイルに入れたっけ？」と迷うことがなくなります。

　ここでやってはいけないのが、「その他」の項目を作ることです。分類が難しい書類があると、つい「その他」に入れてしまうため、雑多な書類が集まったムダに分厚いファイルができてしまうのです。多少無理をしてでも、項目名をつけて分類することが大事です。