「失敗しない」メール術

「送信・返信時」にやりがちなミス3

①返信忘れ・返信遅れ
返信できないならいっそ「見ない」

返信忘れ・返信遅れの失敗は「返事を保留」してしまうのが一番の原因です。このミスをなくすには「読んだら即返信」を原則にすること。なぜなら、「あとで送ろう」と記憶したつもりでも、忘れてしまうことが意外と多いからです。その場で返信ができない内容のメールは「フラグをつける」「未読に戻す」などして、メールソフトを立ち上げたときパッと目につくように応急処置を。つまり、メールを読んだら、読みっぱなしはNG。仕事が忙しく即返信できない状況であれば、いっそのこと「メールを見ない」と決めてしまうのも返信忘れを防ぐ有効な手段です。

②用件の回答し忘れ
「とり急ぎ」返事をしてからフラグを

1つのメールに複数の用件が書かれている場合、回答に時間を要する用件が紛れていることがあります。返事を急ぐ場合であれば、まず回答できる用件だけ返信し、残りは遅れる旨を伝え、メールにフラグなどを立てておくと回答漏れを防ぐことができます。しかし本来は、1メールにつき用件は1つであるのがベスト。少なくともこちらが出すときは1メール1用件にするように心がけましょう。もし1メールに複数の用件を書く場合は、冒頭に一番伝えたい重要度の高い用件を書くなどの順番の工夫をすると、相手に伝わりやすい内容に整理できます。

③コピペミス
書き換えるべきところを「●」で記す

複数の相手に同じ内容のメールを送るとき、最初に書いたメール文をコピー・アンド・ペーストするのは避けましょう。名前や数字などを修正し忘れてしまうことがあるからです。定例会議の案内など、同じ内容のメールを複数、あるいは定期的に送ることが多い場合、テンプレートを作成しておくといいでしょう。その際、名前、日付、場所、時間、議題など、メールごとに書き換える部分は「●」など目立つ伏せ字にしておき、忘れないように。テンプレートはテキストエディタで編集して、用件ごとにファイル分けして関連フォルダ内に保存しておくと、仕事の時短にも一役買ってくれます。