凝った資料が質を下げる！？　ムダのない資料作成のコツとは？

2017年11月30日公開
2023年03月23日更新

清水久三子（［株］AND CREATE社長）

シンプル資料の秘訣は「文章力」にあり

　では、過剰演出を卒業して「シンプル資料」を作るコツは何でしょうか。

　その答えは、意外かもしれませんが「文章力」を上げることにあります。図の助けを借りずにどれだけ説明できるか、正確性と具体性を備えたメッセージをどう明確化するかがカギです。

　したがって、資料作成時に最初からパワーポイントを立ち上げるのは厳禁。まずは、紙の上に目的や構成を書き出すことから始めましょう。

　内容を「箇条書き」で書く訓練もお勧めです。問題提起、解決策、結果、とプロセスを区分けして項目ごとに一行ずつ伝えたいことを書き、それを文章につなげていくと、明確なメッセージが浮かび上がってきます。

　途中までラフに作った段階で、それに合わせて「しゃべってみる」のもお勧め。これは「ウォークスルー」といって、若手コンサルタントによく実践させていた方法です。うまく話せない部分が見つかるたび、そこをピンポイントでブラッシュアップしていけば万全です。

　このプロセスを踏めば、短時間で「伝わる資料」を作れるスキルがついてきます。資料作りに時間がかかってプレゼン時の語りの準備ができず、本番でしどろもどろ──という、よくある失敗も回避できます。

　つまるところ、図作成やレイアウトの能力を磨くよりも大事なのは「文＝メッセージ」を固めること。その基盤があってこそ、骨太で信頼性の高い資料が作れるのです。

≪取材・構成：林　加愛≫
≪『ＴＨＥ21』2017年11月号より≫

著者紹介

清水久三子（しみず・くみこ）

〔株〕AND CREATE代表取締役社長

お茶の水女子大学卒業後、大手アパレル企業を経て、1998年にプライスウォーターハウスコンサルタント（現・ＩＢＭ）入社。企業変革戦略コンサルティングチームのリーダーとして、新規事業戦略や人材開発などのプロジェクトを推進。これまでに延べ7,000人のコンサルタントやマーケッターを育成。2013年に独立し、法人研修やセミナー、個人指導も行なう。近著に、『外資系コンサル流「残業だらけ職場」の劇的改善術』（PHP研究所）。

『THE21』2017年11月号

発売日: 2017年10月10日

資料作りはもちろん、大切な仕事である。ただ、それは仕事の「目的」ではない。顧客に商品を採用してもらう、新企画を実現する、改善計画を実行し業務の効率化を図る……資料はそのための「手段」。にもかかわらず、費やしている時間があまりに多い。
そこで今月の『ＴＨＥ２１』では、「いかに効率よく書類を作るか」にフォーカスした内容をお届けする。
まずは「作業の効率化」。各種書類の「型」を知るとともに、ワード、エクセル等の操作を効率化することで、書類を作るスピードを高める方法をお伝えする。
ただ、いくら素早く書類を作成できても、それに「ＯＫ」をもらえなければ意味がない。そこで大事なのがもう一つの効率化である「一発でＯＫをもらえる」書類を作ること。本特集では作り手、読み手双方の視点から、通りやすい資料とはどういうものかを解説していく。
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