仕事の効率が格段に上がるデジタル整理術

デスクトップは「仕事」で一つのフォルダにまとめる！

本文でも触れているとおり、「デスクトップにフォルダを置かない」のが柳谷氏流。１カ所にまとめて保存することが鉄則だ。「仕事」なら「仕事」と一つのフォルダを決めて、その中でプロジェクト別に仕分けする。柳谷氏は、フォルダに日付を入れることを勧める。
「プロジェクト内の個別フォルダは、『日付＋プロジェクト名』のように入れると便利です。日付順にソートされ、ファイルが探しやすくなるからです。フォルダはできれば３～４階層以内に収めると目的のファイルにたどり着きやすいでしょう」（柳谷氏）

メールはGメールでバックアップを！

メールは10年も蓄積すると貴重なデータベースとなる。そのバックアップを取るのに最適なのがＧメールである。 Ｇメールの便利なところは、ラベル付けという、いわゆる「タグ付け」ができることだ。
中でも特筆すべきは、複数のラベルがつけられることである。一般的なメールソフトで、フォルダごとに仕分けする場合は、その一カ所のフォルダ内にしか保存されない。しかし、Ｇメールのラベルはたとえば「仕事」と「取引先」の二つのラベルをつけると、そのどちらでソートしても該当のメールが表示される。
「メールの検索でもＧメールは便利です。『添付ファイルあり』だけ検索したり、期間を指定しての検索もできます。これで埋もれたメールも見過ごさないはずです」（柳谷氏）

スマホの最初の一面は一軍のアプリだけに！

スマホもホーム画面を整理することで操作が素早くできる。
「ホーム画面の最初の一面には、使用頻度の高いアプリだけを置くようにします。一面のアプリ数が増えた場合は、フォルダを作り、関連するアプリをまとめるのも良いでしょう」（柳谷氏）
また、アプリの数や写真、ミュージックファイルによって、スマホの容量がいっぱいになってしまわないように注意しよう。「スマホでは、写真が占める割合がかなり多いと思います。写真を減らしたいなら『Googleフォト』『OneDrive』がお勧めです。自動でバックアップを取るため、本体から写真を削除しても、どの端末からもいつでも見られます」（柳谷氏）

《『THE21』2018年5月号より》