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チャット通知の連発にイライラ、そして見落とし…ストレスもミスも抑える「5つのコツ」

2021年05月18日 公開

戸田覚(ビジネス書作家)

 

4.ビジネスチャットのチャンネル名はひと目でわかるように

複数のメンバーでメッセージツールを使う場合、案件ごとにチャンネル(またはグループ)を切り分けないとやりとりが混乱しやすくなります。たとえば「新規事業」というチャンネルの中で、事業A、事業B、事業Cの話を同時に行なうと、どの事業の話なのか把握しにくくなるのは想像できるでしょう。

混乱を防ぐには、チャンネルを程よく切り分けるとよいでしょう。事業Aについてだけ話すチャンネルなら、他の事業の話が混じることはありません。ただし、事業Aのマーケティング、事業Aの営業というように細かく分けすぎると、かえって情報共有がしにくくなる場合もあります。

チャンネル名を誰が見てもわかりやすくすることも、混乱を防ぐポイントです。メッセージツールに慣れているスタッフが、チャンネルをいくつ作って何を書くというルールを決めて運用すれば、メッセージツールの中がグチャグチャにならずに済むでしょう。

 

5.周囲の人の混乱にも気を配る

ビジネスチャットは新しい文化ですので、周囲の人もみんな混乱しながら使っています。SlackやTeamsはメールに比べて見落としが多くなりがちです。

混乱している社内のメンバーの見落としに気がついたなら「取引先から連絡来ていますよ」と伝えてあげる。チームのなかでそんな文化を育てることで、スムーズなビジネスチャットの活用が進むでしょう。大切なのはミスをしないことではなく、お互いにアシストし合える環境を築くことです。

例えば、社外からのメッセージの返信遅れに対し、「いつまでも返事をしないなんてダメじゃないか」と責めるのではなく、気がついた人が代わりに「担当に確認します」と返信してあげられるようになれば、トラブルになるのを防げます。

デジタルなメッセージツールを使っていても、処理をするのは結局、人間のアナログな部分です。ミスは生まれる前提で、お互いにフォローし合える環境の構築を目指しましょう。

 

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