ホーム » THE21 » スキルアップ » 大量のメールを一瞬でさばく 5つのノウハウ

大量のメールを一瞬でさばく 5つのノウハウ

2017年01月08日 公開

平野友朗(日本ビジネスメール協会代表理事)

「ついついやりがちなムダ」を排除!

気がついたら、メール処理で1日の半分が過ぎていた……。思わぬ時間の浪費を生むメールのやりとり。その現状を改善すべく、ビジネスメールの達人・平野友朗氏にメール効率化のノウハウをうかがった。

 

メール処理は、「読む回数」と「書く時間」を減らせ!

 あなたはメール処理に1日何時間かけていますか。メールは本来、意思疎通をスムーズにするためのツール。かえって多くの時間を奪われているとすれば、まさに本末転倒です。

 では、どうすれば、効率的に大量のメールを処理することができるのでしょうか。ポイントは、「読む回数」と「書く時間」を減らすことにあります。

 以下、メール処理のムダの改善策をご紹介いたします。

 

メールの無駄1 いちいちメールを確認してしまう

 仕事中、無意識にメールフォルダを開くクセがついていませんか。そのたびに業務が中断され、集中力が削がれます。無意識のメールチェックは、業務の効率を著しく下げる要因です。解決策は、「1時間に1回」などとルールを決めて、意識的にコントロールすることです。

 一流のビジネスマンの条件に「即レス」が求められる昨今ですが、相手がメールを送信して2時間以内ならば、返事が遅い印象を与えません。メールに逐一返事をすることで結果的に仕事が遅くなれば、むしろ悪い印象を与えることになります。

 一度思い切って、PCのメール画面をオフにしてみましょう。

メールの無駄2 情報共有のメールが多すぎる >

iyashi

著者紹介

平野友朗(ひらのともあき)

日本ビジネスメール協会代表理事

1974年生まれ。筑波大学卒業後、広告代理店勤務を経て、2003年に日本で唯一のメルマガコンサルタントとして独立。ビジネスメール教育の第一人者として知られ、メールマナーに関するメディア掲載400回以上、著書24冊。メールスキル向上指導、組織のメールのルール策定、メールの効率化による業務改善や生産性向上などを手がけ、官公庁、企業などへのコンサルティングや講演、研修回数は年間100回を超える。近著に、『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』(文響社)。

関連記事

編集部のおすすめ

会議の9割は「ムダ」なのか?

杉野幹人(A.T.カーニーマネージャー)

「 残業ゼロ」でも成果を残す!

俣野成敏(プロ研代表)

「グズな自分」が「仕事が速い人」に脱皮するためのポイント5



アクセスランキング

  • Facebookでシェアする
  • Twitterでシェアする
iyashi

話題のビジネス・スキルをやさしく解説するとともに、第一線で活躍しているビジネスパーソンの
プロのノウハウを紹介するなど、「いますぐ使える仕事術」が満載されています。