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2015年版! ビジネスメールの最新ルール

2015年08月28日 公開

平野友朗(日本ビジネスメール協会代表理事)

 

Q8.CCはどの範囲まで入れる?

A.「念のため」は非効率。CCは本当に必要な人だけ入れるように

誰も彼もCCに入れてしまうのは考えもの。とくに1日のメール受信数の多い役職者などへは、確定事項のメールだけ共有するなど必要なメールを選別すべきです。一方、届いたメールにCCが入っていた場合は「全員に返信」が基本。相手は共有したい意図があるので、勝手に外すのはルール違反です。返信相手が複数で序列もわからない場合、宛名は、返信者の名前に加え、「CC:関係者各位」「CC:関係各位」などが無難です。

 

Q9.返信する際に、相手の文章は残す?

A.相手の文章を一部引用して会話形式に

メールの返答したい部分を抜き出して、文の前に「> 」の引用符をつけ、その下に返答を書く「部分引用」は、一問一答の会話のような流れになり、回答漏れも防げるのでお勧め。文章を一から組み立てる手間も省けるので、スピーディに返信できるメリットもあります。込み入った内容のときは、相手のメールを下部に残しておく「全文引用」をしておくと、全体の経過がたどりやすくなります。あとから人が加わる際も、メールの一連の流れをすぐに説明できてよいでしょう。

 

Q10.転送する際の文面はどうする?

A.迷惑メールと思われないように自分の用件も加える

いただいたメールを社内で共有したい場合は、まずは相手にその旨を確認するのが無難です。不安があれば、名前や携帯番号などの個人情報を削除してから転送しましょう。また、そのまま転送すると迷惑メールのように見える場合もあるので、転送するメール本文の前に、必ず自分のメッセージもつけ加えること。件名も「確認のお願いFw:△△~」と、転送の「Fw:」の前に自分で用件を加えるようにしましょう。

 

Q11.件名は「Re:~」のまま返信していい?

■ビジネスメールアンケート3

ビジネスメール返信の際、件名はどのようにしていますか?


 

A.原則「変えない」が正解だが、やり取りが多くなるときは工夫を

一連のやり取りが続くときは、件名は変えず「Re:~」で返信しましょう。「いつも変える」人もいますが、これは混乱のモト。新規の用件と勘違いされやすいからです。ただし、「いつも変えない」ままだと、やりとりが続いたとき、あとでメールを発掘するのが大変です。アンケートの2番目のように、同じ用件であっても、大まかな内容が変わった時点で変えるのがベスト。件名の冒頭に「追加の資料」「日時の変更」などと書き足すだけでもOKです。自分の名前が入っているときも、「様」などを削除して返信する必要はありません。

 

Q12.返信のタイムリミットはどのくらい? >

iyashi

著者紹介

平野友朗(ひらのともあき)

日本ビジネスメール協会代表理事

1974年生まれ。筑波大学卒業後、広告代理店勤務を経て、2003年に日本で唯一のメルマガコンサルタントとして独立。ビジネスメール教育の第一人者として知られ、メールマナーに関するメディア掲載400回以上、著書24冊。メールスキル向上指導、組織のメールのルール策定、メールの効率化による業務改善や生産性向上などを手がけ、官公庁、企業などへのコンサルティングや講演、研修回数は年間100回を超える。近著に、『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』(文響社)。

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