テレワークでわかった「会社に必要な人、不要な人」 その決定的な差

SNSやビデオ会議ソフトを「使っている」だけでは足りない

テレワークでは、コミュニケーションにおいて、知らぬうちに相手にストレスを与えてしまうことがしばしば生じます。その理由は大きく分類すると以下の２つです。

(1) コミュニケーションの頻度が減る
(2) 一度のコミュニケーションで伝わる情報量が減る

つまり、情報の頻度と量が減るわけですから、全体で伝わる情報量は、大幅に減少します。頻度の減少と情報量の減少は、以下の掛け算の関係で減っていきます。

全体の情報量 ＝ 頻度 × 一度に伝わる情報量

例えば、コミュニケーションの頻度が半分、一度に伝わる情報量も半分となると、全体の情報量は合計で1/4に減ってしまうわけです。

顔を合わせて仕事をしている職場では、緊急を要する対応をしている、体調が優れないなど、相手の表情などから無意識に多くの情報を得ることができます。

しかし、離れて仕事をするテレワークではそうした状況を読み取ることができないため、相手に誤解を生むことがあります。メールを送っても返信が来ない時は、「怒っているのかな？」、「メール読んでくれたかな？」など不安になることもあります。

また、職場では会話をしやすい環境にありますが、テレワークをしていると、そうはいかなくなります。

お互いが自宅で仕事をしていると電話をかけることをためらうこともあるでしょう。そうした場合に役立つのが、SNSやZoomなどのビデオ会議ソフトウェアです。

すでに利用されている方も多いかと思いますが、SNSを活用することでコミュニケーション頻度の減少を解消できますし、ビデオ会議ソフトウェアを使うことで情報量の減少を解決できます。しかし、それでも解決できないという方は、以下の２つが十分にできているか確認してください。

・タスク管理ができているか？
・SNSやビデオ会議ソフトウェアの使用をルール化できているか？

コミュニケーションは仕事を円滑に進める上で欠かせないものですが、その前提には適切なタスク管理が必要です。タスク管理ができていないと、そもそも適切な打ち合わせのタイミングを設定することもできません。

また、タスク管理を通じて相手が何の仕事をしているか把握していなければ、SNSで質問が来ても相手が欲しい回答をすることができません。

同じ職場で仕事をしている時は、「あの件、大丈夫？」といった曖昧な会話でも問題ないかもしれませんが、伝わる情報量が減るテレワークでは、お互いの仕事を把握するための共通認識を作るタスク管理が欠かせないのです。

コミュニケーションが上手くいかない場合は、タスク管理ができているか再確認しましょう。

SNSに関しては、普段はプライベートで使用する方が殆どです。中には、SNSを仕事で使うことに抵抗を感じる人もいます。一方で、SNSで会話をするとフランクになり過ぎる人もいます。こうしたことから、SNSを仕事で使うことに関しては賛否両論がでています。

しかし、メールや電話だけでコミュニケーションをすると、どうしてもコミュニケーション不足に陥ります。これは効率を下げますし、ストレスの原因にもなります。SNSの使用に関して社員間の温度差をなくすためには、社内で適切なルールを作成することが必要です。