「超絶ムダな会議」と「絶対に必要な会議」の決定的な違い

「やめる会議」を決める

会議で出すべきアウトプット、そして会議の成功の定義は何でしょうか。それは、より多くの決定をすること、個々の決定のスピードを上げることの2つにつきます。ミッションが異なる様々な組織を巻き込んで1つのことを成し遂げるには、情報共有やすり合わせ、交渉といったプロセスが必要です。

しかしそれはあくまでもプロセスであって、ゴールではありません。意思決定者がしっかりと決定をすること、そしてその決定を最短距離で行うことが、成功の鍵です。

多く、早く意思決定を行うことで、現場の社員が行う作業負荷は減り、その分、実行に移すスピードを早めることができます。多くの行動をして、その学びを次の行動に活かしていけば、成功に近づいていくのです。

この意思決定のスピードを早める上で、社内会議はダイエットしていくべきです。2時間行っていた会議を1時間に短縮したり、月に4回開催していた会議を3回に頻度を減らすことも必要ですが、もっとも効果があるのは「やめる会議を決める」ことです。

そもそも不要な会議をなくしていくことで、大量の時間を生み出すことができます。特に、「決定に影響を与えない会議」は極力なくしていくべきです。また、「アジェンダのない会議」や、「集まることが目的の会議」もなくしていくべきです。

オンライン会議やビジネスチャットの普及によって、「今ちょっといいですか？」という気軽な対話によって情報共有や意思決定ができるようになりました。

今後、新たに会議を設定する時、特にチームの定例会議を設定する際には、本当に対面で行うべきか、「決定」を伴う会議であるかを熟慮して開催の有無を判断してください。

既存の会議をどうやってダイエットするか？

そこで大きな課題となるのは、現在行われている会議の「どれ」を「どうやって」ダイエットしていくかです。その最たるターゲットとなるのが、「情報共有の会議」です。10人以上集まって1人ずつ先週の活動報告をするような「よくある定例会議」は不要です。

また、誰でもネットで探せばわかるような情報の共有や、営業目標の達成度をただ確認し合うだけの会議は、即やめましょう。情報共有だけであれば、「Microsoft Teams」「Slack」などのITツールでカバーできます。

叱咤や熱意を伝えるために会議で一同を集める必要もありますが、そういった儀式を毎週・毎月、決まった時間に行う必要はありません。

情報共有ではなく質疑やディスカッションに重きを置くものは会議で、事実を共有するだけであればITツールを活用するなど、定例会議の整理・見直しを行いましょう。