テレワークでも“会議を開きたがる人”が生み出す「膨大なムダ」

テレワークだからこそ、無駄な会議は極力減らすべき

一度に伝わる情報量の不足を解消するためには、テレビ会議ソフトウェアを活用することをお勧めします。

多くの人が集まって実施される会議のメリットは、営業、開発、品質管理などの立場の違う人が一堂に会して合意を得ることができることです。テレワークのように離れて仕事をすると、こうしたことができなくなります。

例えば、商品開発において、斬新さを打ち出したい人、コストを下げたい人、安全性を重視したい人など、考えが異なる人達の意見を合意に導くことは、電話やメールという表情の見えないコミュニケーションで進めても難しいのではないでしょうか。こうした時に、Zoomなどを使うとコミュニケーションがスムーズにできます。

職場では、無意識に多くのコミュニケーションをしています。同僚が席にいるか外出しているかは一目瞭然です。

相手の機嫌なども表情から読み取ることができます。しかし、テレワークをしていると、相手の状況が分からないため、メールを送ったのに返信がないと「気分を害してしまったかな？」と不安になり、ストレスや相手に不信感を持つことにもつながります。

時には、ビデオ会議を意図的に設定し、同僚と表情を見ながらコミュニケーションをすることも必要です。

タスク管理を行い、社員同士の予定が把握できるようになると、必要最低限のコミュニケーションだけで仕事が進むようになります。

今回は、緊急事態宣言によりテレワークが進みましたが、本来、テレワークが推進されてきた理由は、生産性や従業員満足度の向上、育児や介護による優秀な社員の離職防止などです。

仕事を効率的に行い、ワークライフバランスを充実させることが必要です。毎日テレビ会議ありきで仕事をするのは良くありません。通常の仕事はLINEだけで行い、テレビ会議は必要な時だけに絞ることも考えてはいかがでしょうか。

タスク管理の精度が高まると、生産性がアップします。通勤時間や無駄な会議をなくし、プライベートも充実させることがテレワークの理想の働き方ではないでしょうか。