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「心配で休めない」がなくなる!タイムマネジメント術

2018年01月04日 公開

水口和彦(ビズアーク社長)

まず「タスクの実行日」を決めよう


写真:photolibrary

 

プレイングマネジャーである中間管理職は、会社の中でもとくに休みが取りづらい立場だ。会議や打ち合わせの予定だけでもスケジュールが埋まり、やっとデスクワークができると思ったら部下の相談に乗らねばならず、毎日残業ばかり……。どうすれば無理なく休めるようになるのか、時間管理(タイムマネジメント)専門講師で産業カウンセラーでもある水口和彦氏にうかがった。《取材・構成=前田はるみ》

 

休めないのは「仕事のことが心配だから」

中間管理職が休みを取りづらいのは、「仕事のことが心配で休めない」という理由が大きいと思います。「今休んだら仕事が終わらないのではないか」「休んでいる間に問題が起こるのではないか」という不安です。これは自分の仕事もそうですし、部下の仕事にも当てはまります。

 仕事のことが心配になるのは、タイムマネジメントができていないことが一番の原因です。もし、仕事が順調に進んでいて、「このペースなら期限までに終わるだろう」とわかっていれば、安心して休みを取ることができます。反対に、仕事の進捗を管理できずに、とりあえず目の前のことを片づけていかなければならない状況では、「心配だから休むのはやめよう」と考えがちです。これは休みに限ったことではなく、プライベートの時間にも仕事のことが気になったり、つい残業してしまったりするのも同じことです。

 

自分の仕事に使える時間はたったの2割!?

安心して休みを取れるようにするには、普段から自分の仕事をタイムマネジメントしておく必要があります。

タイムマネジメントで重要なことは、自分の仕事量と、それに使える時間を可視化しておくことです。そのうえで、時間内でタスクを完了できるようマネジメントしていきます。

ところが、実際には、自分の仕事量と使える時間を把握できていないケースが多いものです。

私たちの仕事には、時間が指定されたアポイントメント(会議や打ち合わせなど)、自由な時間でやるべき仕事(タスク)、突発的な出来事に対応しなければならない予定外の仕事(クレーム対応や部下からの相談など) の三つがあります。

中間管理職はこれらの仕事にどれだけの時間を使っているかというと、アポイントメントに4~5割、予定外の仕事に3~4割です。この二つに多くの時間を取られるため、タスクに使える時間はたったの2割です。この時間内に仕事が完了するようタスク管理していくのが、ここでお伝えしたいタイムマネジメントです。

とはいえ、この時間内に到底こなせない量の仕事を抱えている中間管理職が多いのも事実です。この場合は何らかの手を打つ必要がありますが、その対策はあとで説明します。

 

すべてのタスクを「実行日」に振り分ける >


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著者紹介

水口和彦(みずぐち・かずひこ)

〔有〕ビズアーク代表取締役社長

1967年、石川県金沢市生まれ。大阪大学大学院修士課程修了。日本産業カウンセラー協会認定産業カウンセラー。日本に数少ない「時間管理専門講師」。住友電気工業のエンジニア時代、時間管理を研究して残業を大幅に削減。その経験を活かし2006年に独立。一部上場企業から中小企業、官公庁、地方自治体まで幅広い組織において時間管理の研修や指導を行っている。著書に、『部下を持つ人の時間術』(実務教育出版)などがある。

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