仕事の効率が格段に上がるデジタル整理術

「フォルダの集約」でデスクトップが見やすく！

ＰＣやスマホなどデジタルアイテムは、今や仕事に欠かせない存在だ。少しでも使いやすくすることで、仕事を効率化したい人は多いだろう。20年のキャリアを持つＩＴライター柳谷智宣氏に、デジタルの整理術についてうかがった。（取材・構成＝西澤まどか）

デスクトップ上にフォルダは置かない！

パソコンやスマートフォンの整理術で大事なことは、使いたいデータやアプリにすぐにアクセスできるよう、見やすいように整えておくことです。ときどき、デスクトップにフォルダのアイコンがたくさん散らばっている状態で仕事をしている人を見かけますが、それでは仕事の効率に悪影響を及ぼします。

私がお勧めするのは、「ＰＣのデスクトップにフォルダを置かない」ことです。ではどうするかというと、ファイルは一カ所にまとめて保存します。マイドキュメントでもどこでも良いので「ここ」と決めた場所にすべてのファイルを置きます。

たとえば、仕事なら「仕事」で一つのフォルダを作り、さらにその中に細かい階層を作って、「仕事」に関するデータはすべてその中にある状態にします。これは、外付けのドライブにバックアップを取る際にヌケモレを防ぐ意味もあります。

メールについては、バックアップも整理もＧメールでの管理がお勧めです。Ｇメールはフォルダ分けやラベル（タグ付け）で整理ができるだけでなく、とくにそういった整理をせずとも、検索性が非常に高いので、必要なメールが見つからないことがまずありません。職場が許すのであれば、バックアップとしてＧメールに転送・保存しておくのが便利です。

ＰＣを身軽にして速度を上げるには？

ＰＣの整理は仕事の効率化のために重要ですが、ＰＣの動きそのものを速くする方法についてもよく聞かれます。これについては、最新のＯＳであれば、動きに問題があるケースはまずないので、最新のバージョンにアップデートしてください。

そのうえで、必ず開くアプリ以外は、スタートアップの設定から外してしまいましょう（ウィンドウズ10の場合）。「タスクバー」から、「タスクマネージャー」のタブの中に、「スタートアップ」という項目があります。自動起動を停止したいアプリを選択できます。

またアニメーションの動きを止めることでも速度が向上します。スタートメニューの歯車アイコンから、「システム」→「バージョン情報」→「システム情報」→「システムの詳細設定」→「システムのプロパティ」で、「パフォーマンスを優先する」に設定します。