「簡潔に、でもカラフルに」が伝わる文章のコツ

メールの末尾には「血肉」を添えよう

企画書や報告書以上に「書く」ことが多いのは、実は「メール」ではないだろうか。ここでも、シンプルさは第１のルールだ。

「一度文章を書いたら必ず見直し、簡潔に伝わるかどうかをチェックしています。よくあるのが、修飾語をやたら重ねる表現。『誠にありがとうございました。返信が遅くなり誠に申し訳ありません』などと同じ語を繰り返したり、『誠に大変失礼しました』のように同じような修飾語を重ねたりすると、しつこい印象に。修飾語で強調するのは、一つの文章で１カ所にすること。それもポジティブな文に入れるのがコツです。『誠にありがとうございました。返信遅れて申し訳ありませんでした』などです」

ただ、簡潔なだけではそっけない印象になるので、山口氏は最後に「血肉」を加える工夫もしている。

「用件だけで済ませず、人間味のある一文を添えるようにしています。特に同年代・同性で、何度かやり取りを重ねた相手には、あえてファーストネームで呼んでみたり、『ブログ楽しく読んでいます！』などとカジュアルな表現を入れると距離が縮まります」

このひと言は、最後に添えるのがポイント。

「メインはあくまで用件なので、長い前置きはＮＧ。挨拶のあとはすばやく本題に入り、最後に個人的なひと言を。『暑い日が続きますが、どうぞお身体にお気をつけください』といった気遣いを添えたり、『またお会いできるのが楽しみです』と親愛の情を見せたり。簡潔さを保ちつつ『心』を伝えることが、ビジネス上の信頼関係を築くうえでも有効だと思います」

（「THE21」２０１９年９月号掲載インタビューより　取材・構成：林加愛　写真撮影：長谷川博一）