あなたの仕事の8割は、「やらなくてもいいこと」だった

上司をうまく使って仕事量をコントロール

仕事の中でも上司から指示されたことは、無条件になんでもやる人がほとんどです。

しかし、上司なんて自分が指示したことの半分は忘れてしまうもの。特に思いつきで指示するタイプの上司は、「あれもやれ」「これもやれ」と言うものの、実はそれほど重要ではないことも相当含まれています。

ですから私は会社員時代、上司が指示を５つ出したら、重要度が低い２つくらいはやらずに放っておきました。もちろん上司から催促されたらやりますが、こうした価値の低い仕事は上司も忘れてしまうので、ほとんどはやらずに済みます。

指示された仕事をやるにしても、「この資料はパワポではなく、ワードでまとめていいですか」などとあらかじめ確認をとってから取りかかります。

手の込んだ資料を作らなくても上司の要求に沿えるなら、わざわざ時間をかけなくても簡単なやり方で済ませればいいでしょう。

このように、上から降ってくる仕事を巧みに取捨選択しながら、上司をうまく使うのが仕事を効率化するコツです。

上司をうまく使うには、こまめなコミュニケーションが大切です。私は課長時代、上司である部長に定期的な報告・相談をしていました。

部長の手が空く日時を見計らってアポを取り、「私のチームはＡの仕事をやり、Ｂの仕事はやりません。なぜなら、Ａの方が重要だからです」と伝えて合意を図るのです。

上司が了承すればＡで進められますし、「いや、会社としてはＢの重要度が高いのでこちらをやってくれ」と言われたら、自分の基準を修正してＢをやります。いずれにしても、定期的に上司の了解をとっておけば、余計なことや間違ったことをしなくて済むので、無駄な仕事を略してスムーズに進められます。

仕事を効率化するには、自分が上司をコントロールするくらいのつもりで臨みましょう。