「会議と資料作りが仕事」の人の悲しい末路

「電子が基本、紙はオプション」くらいにスパッと割り切る

これからの時代、情報共有は「電子が基本、紙はオプション」くらいに割り切ったほうがいいでしょう。

ある外資系IT企業では、「ここにない情報は、存在しないもの」とし、規定のクラウドサービス上での報告や連絡を徹底。その結果、報告業務にかかる手間やコストが大幅に削減できたといいます。そのほか、こんな効果が得られたそうです。

・ギリギリまで数字をアップデートできる（紙の情報はすぐ陳腐化するので、変更があるといちいち刷り直す手間が発生していた）
・過去の情報、関連情報の抽出や比較参照もしやすくなった
・場所を選ばずに会議に参加できる（外出先、自宅などからリモートで資料を見ながら話ができる）
・その結果、無駄な移動をしなくてよくなった

もちろん、紙を否定しているわけではありません。紙には紙のよさがあります。本人の視力や嗜好で、紙のほうが見やすい人もいるでしょう。また、アイディア出しを目的とした会議であれば、紙のほうが複数名で書き込んだり、切り貼りや並べ替えをしながら視点を変えやすいメリットもあります（最近は、電子ツールでそれができるものもありますが）。

しかし、それらはあくまでもオプション。本人の嗜好やシーンに応じて、プラスαの付加価値として、自己判断で「自分で」印刷すればいい。すべてのシーンにおいて、なんの疑問も持たずに紙の運用を続けるのは、ビジネスのスピードを、そして個人と組織の成長の足を引っぱります。

「電子が基本、紙はオプション」

そう考えると、「紙で持ってこい」「配布資料を人数分印刷してきてください」といった“あたりまえ”は、あなたやあなたの会社の都合にあわせた「スペシャルな要求」であることがわかります。わざわざ印刷するには手間もコストもかかりますね。自分（たち）で印刷するか、追加料金をお支払いしましょう。そういえば、最近は携帯電話などの通信料金の利用明細書も、紙の送付は有償オプションにしている事業者もありますよね。

あなた（たち）が電子に対応できないコストを、相手に転嫁してはイケマセン。