メールの書き出し「お疲れさまです」が相手にとって迷惑な理由

１日のうちで、メールをチェックする回数と時間を決めてしまう

【１】メールをチェックする回数と時間を決める
私はメールを確認する時間を、出社時、13時、15時、帰社前の４回に決めています。

もちろん「部下が取引先を回っていて連絡してくるのに、４回では少ない」「新人なので、頻繁にメールをチェックする必要がない」など、あなたの職種や立場によって回数は変わります。

あなたにあったメールをチェックする回数と時間を決めてみてください。それだけでも、メールに振り回されなくなります。

ただし「今日は得意先から緊急の連絡が入る」などの予定があれば、臨機応変に対応してください。

【２】緊急のメールはスキマ時間に確認する
メールをチェックする回数と時間を決めても、何か緊急の連絡が入っていないか気になるものです。

私は15分単位で仕事をしています。ジャスト15分より早く終わらせることを目標にしているので、60分の間にスキマ時間が１～５分ほどできます。

この時間が、私にとっては緊急のメールがきていないかチェックする時間なのです。ざっと確認し、すぐに返信が必要なものにだけ対応します。後から返信すればいいメールは、【１】で決めたメールチェックの時間で返信するようにしています。

決まりきった慣用句は読み手、書き手の双方にとって無駄

【３】開いた受信メールはすぐ返信
メールを開いたら対応は３種類しかありません。「すぐ返信」「すぐ削除」「後で返信する」の３つです。

原則は、「すぐ返信」か「すぐ削除」ですが、返信が必要でも他にどうしても急ぐ仕事があり返信できない場合は、返信する時間をその場で決めてください。二度読みや返信のし忘れを防ぐことができます。

【４】午前中は重要なメールしか開かない
集中力がみなぎっていて、仕事が進む午前中はゴールデンタイムです。

メールをチェックする必要はあっても、重要ではないメールにまで時間を使うのはもったいない。メールのタイトルを見て、重要なメールだけを開きましょう。

【５】社内メールでは、無駄を省くルールを決める
私の事務所では、社内メールのやり取りで「お疲れ様」などの慣用句を省略するというルールにしています。毎回の決まりきった言葉は、打つほうも読むほうも時間の無駄だからです。

また、緊急のメールは件名でわかるようにすると決めています。このように、チーム内でメールの効率化につながるルールを決めることが重要です。