「5時間の作業が…たった2分に」 Excelの知識不足が生む絶望的なムダ

知っておきたい9つの「機能」

関数と同時に大事なのが、Excelの機能に関する知識です。これも関数と同様さまざまなものがありますが、一般的な業務において活躍することが多い重要機能は以下の9つです。

・条件つき書式（［ホーム］タブ→［条件つき書式］をクリック）
「売上前年比が100％を下回っていたらそのデータに色をつける」というように、セルの値によってセルの書式を設定できる機能です。

・データの入力規則（［データ］タブ→［データの入力規則］をクリック）
同じ値を何度も入力する場合に、プルダウンメニューから選択できるようにするものです。また、セルに入力できる値を制限することで入力ミスを防ぎます。

・並べ替え（［データ］タブ→［並べ替え］をクリック）
たとえば顧客データの分析の基本は、売上の大きい順に並べ替えることから始まります。

・オートフィルタ（［データ］タブ→［フィルタ］をクリック）
条件に一致するデータだけを抽出します。

・ピボットテーブル（［挿入］タブ→［ピボットテーブル］をクリック）
データ集計の強力なツール。しかし、定期的に作成する資料で使うとかえって効率を落とすリスクがあることには注意が必要です。

・オートフィル（連続データの起点となるデータを入力したセルのフィルハンドルをドラッグ）
数字や曜日など、連続データの入力をラクにします。

・シートの保護（［校閲］タブ→［シートの保護］をクリック）
せっかく入力しておいた関数を消してしまったり、壊さないための防御策です。

・検索と置換（ショートカット「Ctrl」＋「H」）
特定のデータを探したり、文字の修正や削除を一括で行うための超重要機能です。検索のみを行うショートカットとして、「Ctrl」＋「F」も頻繁に使用されます。

・ジャンプ（ショートカット「Ctrl」＋「G」）
「コメントが入っている」とか「空白である」など一定の条件に合うセルを一括選択して処理します。

最も重要なのは、関数や機能を組み合わせる「工夫」と「アイデア」

面倒な作業に出会ったら、「ラクに解決してくれる機能はないか」と調べながら使いこなせるようになれば十分です。

最初からすべて完全に覚えておく必要はありません。あなたは試験勉強をするわけではありません。わからなかったら調べればいいのです。だれかに聞けばいいのです。

関数や機能をすべてマスターしても意味はありません。それらの組み合わせと仕組みづくりの発想、アイデアがなにより大切になります。

そして、その仕組みづくりはとても楽しく、おもしろい作業です。狙いどおりに決まったときはとても気持ちよく、仕事が楽しくなります。