「5時間の作業が…たった2分に」 Excelの知識不足が生む絶望的なムダ

「Excelが使える」とはどのような状態？

「面接で『Excel使える？』と聞かれて、『使えます』と言っていいのか自信がない……」

そんな疑問をよく目にします。たしかに、求人広告の応募資格にはよく「Word・Excelを使いこなせる方」という表現が書かれていますが、「使いこなせる」の基準がよくわかりませんね。実際問題、そう言っている採用担当者さん自身、「Excelが使える」という定義についてはっきりおわかりになってないケースが多いものです。

では、そうした面接などの場面でも自信を持って「Excelが使える！」と言える状態とは、どのようなものでしょうか？

具体的にExcelのスキルを上げていくために学ぶ必要があることは、大きく「関数」と「機能」の2つに分かれます。Excelにはさまざまな作業、処理をラクにスピードアップできる便利な関数や機能が用意されているので、まずはそれらにどんなものがあるかをざっと知っておくだけでも随分と作業効率が違ってきます。

基本となる6つの超重要「関数」

基本となる6つの関数を覚えるだけで、あなたのExcel力はかなり高まることでしょう。

Excelには400個以上の関数がありますが、そのすべてをマスターしようとする必要はありません。仕事でExcelを使うなら事前に知っておきたい関数は全体の5 ～ 10％程度、多くても50個前後といったところです。

その中でも、まず優先して真っ先に知っておいていただきたいのが、以下の6つの超重要基礎関数です。

・「条件によって答えを変える」……IF関数
・「今月の売上いくらだった？」……SUM関数
・「その売上は何件の取引から成り立っている？」……COUNTA関数
・「売上の内訳は？……たとえば担当者別に分けて計算したい」……SUMIF関数
・「出席者リスト、何人に○がついてる？」……COUNTIF関数
・「商品名を入れたら自動的に値段も入るようにできない？」……VLOOKUP関数

関数を覚える上では、「その関数の日本語訳ができること」も非常に大切です。式がどんな処理をしているか、日本語で説明する習慣をつけておきましょう。