「社内情報になぜか詳しい人」が人知れず実践する職場の観察術

どんな組織にもすぐ順応し、社内事情に精通していく人は何が違うのか？

400以上の企業・自治体・官公庁の組織変革をサポートしてきた沢渡あまね氏は、新著『話が進む仕切り方』の中で、新たな仕事相手と素早くタッグを組む力が求められる「ファシリテーター」の経験を通して培われたテクニックを解説している。本稿では同書より、組織や人の特性を短期間でつかむコツをご紹介する。

※本稿は、沢渡あまね著『話が進む仕切り方～会議／プロジェクト／イベントを成功させるファシリテーションの道具箱～』（技術評論社）を一部抜粋・編集したものです。

職場を歩き回るのが第一歩

よきファシリテーターは、よき観察者。場の状況、メンバーの特性やコンディション、オーナー（仕事やプロジェクトなどの成果に責任を負う人）やスポンサー（活動のための予算を出す人）の関心などをよく観察しています。

観察の第一歩は「歩き回る」。折に触れて職場を歩き回り、場の空気、メンバーの様子や会話などから、状況や行動特性や関係性を把握します。

朝昼晩の行動パターン、チームミーティングの様子、座席の様子、食堂や喫煙所や休憩スペースの様子などを歩きながら見ているだけでも、いろいろな情報が入ってきます。

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【歩きながら見ているだけでも、いろいろな情報が入ってくる】

●朝早めに出社するのはだれか／遅めに出社するのはだれか
●どんなテーマに、だれが関わっているのか
●輪の中心にいる人、「声の大きい人」はだれか
●育成役、メンター役の人はだれか
●いつも司会進行役をしている人はだれか
●会議室や部内共通のホワイトボードにどんなキーワードが書かれているか
●席上にどんな本が置かれているか
●だれとだれがいつも一緒に食事をしているか／喫煙所や休憩スペースで一緒にいるか
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私は大企業で複数の仕事やプロジェクトを進行していた時、特に普段自分が居ることのないほかの事業所に出張したときは、「1日3回、朝と昼休み明けと夕方の3回歩き回る」と決めて、各フロアをふらふらしていました。

私はタバコは吸わないのですが、タバコ部屋の様子を外からガラス窓越しに眺めているだけでも、人間関係や力関係を察知することはできます。

職場を歩き回るメリットは、情報収集だけにとどまりません。

「ちょうどよかった。じつは相談したいことがあるのですけれども...」 「あ、いいところに来た! 意見を聞きたいのだけれども、10分いいかな?」

こんな感じで、通りすがりに声をかけられ、相談されたり、前もって仕事の情報を共有してくれることも。

私はこれを「三河屋さんのご用聞きスタイル」「通りがかり力」と呼んでいます（国民的人気アニメ「サザエさん」に登場する、地域の各家庭を訪問して注文を取りに来る酒屋「三河屋さん」に例えて）。

もちろん、あなたから相手（他部門や他事業所の人）に話しかけるのもいいでしょう。あめちゃんやクッキーでも持ち歩いて、手渡しながら話しかけるのも、場が和んでいいかもしれません。私は、これを「大阪のおばちゃん戦略」と呼んでいます。

歩き回るとは、勝手に声がかかり、勝手に情報が入ってくるようにする関係構築と情報収集の自動化の仕組みだと思ってください。

「歩き回り」はオンラインでも可能

・「当社はフルリモートワークで、職場を歩き回るなんてできないんですけれども...」
・「私は社外のファシリテーター役なので、事前に対面するきっかけもないし、クライアント先に常駐しているわけでもない。そもそもセキュリティの関係で、クライアントの職場に入れてもらえないです...」
・「プロジェクトはすべてオンラインで進むため、メンバーを観察するなんてとても...」

ご安心を。歩き回りは、オンラインでも可能です。

● ファイルサーバー
フォルダの名称やドキュメントの名称を眺めているだけでも、どこで何がおこなわているのかをなんとなく把握することはできます。

● グループウェア
社内コミュニケーションにTeamsやSlackなどのグループウェアを利用している場合、セキュリティの設定次第ではありますが、チャンネルを眺めているだけでも、どんな案件があって、だれがどんなやりとり（チャット）をしているか知ることができます。

● スケジュール管理ツール
Outlookなどのツールでスケジュール管理をおこなっている場合、関係しそうな人のスケジュールを眺めていると、どんな案件に関わっているか、どの時間帯が忙しそうかなどを知っておくことができます。

● イントラネットや社内報の記事
これらも要チェック。社員やメンバーの自己紹介、グループ紹介の項目や記事は目を通しておきましょう。そこから、組織やメンバーの人となりを知ることができます。

● オンラインミーティング
その場限りの会議であっても、次のようなやり方で相手を観察することは十分に可能です。

・開始前／開始直後に、アイスブレークがてら、雑談を仕掛けたり、チャットで出席者の情報を引き出す
・休憩時間の閑談の様子を眺める（または自ら雑談を仕掛ける）
・終了後すぐにオンラインミーティングを切らず、あえて「雑談タイム」を設けて、そこでの会話やチャットのやりとりを観察する

雑談を仕掛けにくい場合、たとえばあなたがオンラインミーティングに設定しているバーチャル背景の工夫でさりげなく雑談を誘発することもできます。