外資系コンサルが使う資料の「箇条書き」は"40文字以内"

＜＜米国のコンサルティングファーム出身の松上純一郎氏。現在はコンサルティング業務を行う傍らで、自身の経験を活かした「個人向け資料作成講座」がキャンセル待ちの人気を集めている。

なぜ、資料作成講座が人気を集めるのか？　WordではなくPowerPointでの資料作成を推奨する松上氏は「英語が苦手でも言語の壁を乗り越えることができる」と語る。

言語や国を超えなければならないビジネスパーソンのニーズが急激に高まっていることが、人気に拍車をかけている一因なのかもしれない。

ここでは、松上氏の人気講座を一冊に集約した『PowerPoint資料作成 プロフェッショナルの大原則』（技術評論社）より、箇条書きを作成する際のルールについて解説した一節を紹介する。＞＞

※本稿は松上純一郎著『PowerPoint資料作成 プロフェッショナルの大原則』（技術評論社）より、一部抜粋し、再編集したものです。
 

スライド表現の基本は「箇条書き」

PowerPointを使った資料作成において、スライドの表現方法は「箇条書き」「図解」「グラフ」の3種類に分けられます。その中でもっとも基本となるのが「箇条書き」です。箇条書きは、読み手にとってはポイントがまとまっているためわかりやすく、また書き手にとっては自分の頭の中を整理できるというメリットがあります。

通常の文章のみの資料では、読み手は文章を読み、自分で内容を整理し、要点を理解しなければなりません。しかし箇条書きを利用すれば、あらかじめ情報が整理され構造も明確になっているため、読み手の理解が早まるのです。

このように便利な箇条書きですが、箇条書きの作成にはルールがあり、それを知らないと、かえってわかりにくい資料にもなりかねません。ここでは、箇条書きを作る上でのルールとして5つのポイントをピックアップし、ご紹介します。
 

【1】箇条書きは1文にまとめる

箇条書きを書く際に、1つの項目に2文以上書いてはいけません。1つの項目は、必ず1つの文章でまとめるようにします。以下の左の例では、最初の項目に2つの文章が含まれています。この場合は、この例のように2つの項目に分けることで、理解しやすい箇条書きになります。

【2】箇条書きは40文字以内にまとめる

箇条書きでは、1文の長さを40文字以内にまとめるようにします。40文字以上になると、通常の文章と同様に、読むことが負担に感じられてしまうためです。文章を短くするには、「詳細情報を除く」という方法が有効です。例えば以下の例では、「生産ライン」や「小売店や卸業者からの全品回収」といった詳細情報を省略して、40文字以内にまとめています。