＜＜米国のコンサルティングファーム出身の松上純一郎氏。現在はコンサルティング業務を行う傍らで、自身の経験を活かした「個人向け資料作成講座」がキャンセル待ちの人気を集めている。

なぜ、資料作成講座が人気を集めるのか？　WordではなくPowerPointでの資料作成を推奨する松上氏は「英語が苦手でも言語の壁を乗り越えることができる」と語る。

言語や国を超えなければならないビジネスパーソンのニーズが急激に高まっていることが、人気に拍車をかけている一因なのかもしれない。

ここでは、松上氏の人気講座を一冊に集約した『PowerPoint資料作成 プロフェッショナルの大原則』（技術評論社）より、「資料の目的」の絞り込み方を説明する一節を紹介する。＞＞

※本稿は松上純一郎著『PowerPoint資料作成 プロフェッショナルの大原則』（技術評論社）より、一部抜粋し、再編集したものです。
 

「資料の目的」が定まれば、資料作成の時間は大幅に短縮できる

資料の作成は、「資料の目的」を明確にすることから始まります。資料作りにおいてもっとも避けなければならないのは、資料作成の最中にどの情報を追加するべきか、削除するべきかがわからなくなり、迷走してしまうことです。

しかし「資料の目的」を最初に明確にしておけば、資料作りが迷走し始めた時、本来の目的に立ち戻って考えることができ、比較的短時間で元のペースに戻ることが可能になるのです。

ここでは「資料の目的」を、次の4つのステップに分けて考えていきます。

(1)「伝える相手」を分析する：意思決定してほしい相手にターゲットを絞り、相手のやりたいこと、やりたくないこと、案件への知識と興味を明らかにします。

(2)「期待する行動」を決める：相手に期待する行動をできるだけ具体化します。

(3)「自分の見られ方」を分析する：相手からの自分の見られ方を考えます。特に、自身の知識・経験、信頼度、性格が、相手からどのように見られているかを明らかにします。

(4)「伝えること」を決める：資料で相手に伝えたいことを、150字以内にまとめます。その際には、「課題→解決策→効果→行動」の要素を含めるようにします。

これら4つのステップの内、ここでは（2）の「期待する行動」を決定するプロセスについて、詳しく触れたいと思います。