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「デキル!」と言わせる、時間の整理・活用術



2012年02月16日 公開

知的習慣探求舎

 《 『仕事が速くなる力と整理する力が、1冊でビシッと身につく本』より 》

 

<時間を整理する>

「考える系」と「作業系」に分けて、「作業系」を徹底的に合理化する

 いまやるべきことを明確にして、仕事のスピードと効率をアップするには、仕事を2種類に分けてしまうこともおすすめだ。それが「考える系」「作業系」の区分けである。

  「考える系」の仕事が重要なことはいうまでもない。アクセルを踏み込んで精神を集中させ、アイデアを生み出したり思考力をめいっぱい発揮することに、自己の創造的な能力を注ぎ込む時間だ。価値を生む仕事なので、当然この時間は十分にとる必要がある。

 では「作業系」の仕事とは、どんな仕事だろうか。「メールのチェックをする」「名刺や領収書の整理をする」といった仕事は、直接「創造力」といったものには関連が薄い仕事である。しかし、やらなければいけない仕事だ。できるかぎり「考える系」の時間を増やし、「作業系」を徹底的に効率化する。これが時間整理力を高めるポイントだ

 「作業系」の効率化は、案外簡単である。「考える系」と異なり「作業系」はそれほど頭を使わない。そのため、仕事の効率を大幅にアップする「並列化」と大胆な「自動化」が可能だからだ。メールのチェックなどは電車での移動中にできるし、昼食をとりながらでもできる。2つの行為を同時にすることは2倍の時間を生かすことになる。

 名刺をスキャナーに読み込ませるだけで整理が可能になるなど、作業系は自動化が進んでいる。

 また、作業系を効率的にこなしていくには、日時を決めてそのときに必ず行うというモチベーション設定も有効。やるべき時を教えてくれる電子メールの「リマインダー機能」を利用するのもいい作戦だ。

 

<時間を活用する>

脳がスタンバイ状態の午前中に「考える系」の仕事に取り組む

 時間を整理して、一日を有効に使うためには、昼休みまでの午前中で仕事の半分を片づけてしまうつもりで仕事に取りかかるといい。これにはいくつか理由がある。

 まず、人間の体や頭脳には活発に活動できる時間帯があるからだ。体や脳は睡眠中にリセットされて、起床後すぐにスタンバイ状態になっている。脳科学の研究によると、寝ているうちに脳は無意識に記憶の整理を行う。これにより体験したことの意味が明確になり、朝起きたときからさまざまな情報を処理できる態勢になっているという。また、心身の活動は体の深部体温が上昇するにつれて活発化し、午後3~4時ぐらいにピークを迎え、その後下降するという説もある。

 だからこそ午前中は仕事のゴールデンタイムとして有効に使うべきなのだ。とくに集中力が必要な「考える系」の仕事は午前中に済ますことを心がけることが重要。正午からの数時間は昼食後の眠気や心身の疲労が出やすい時間帯であることを意識して、ルーチンワークをもってくることも有効になる。

 一日の働く時間はほぼ8時間。午前中の3時間を「パワータイム」、昼食後の午後3時までの2時間を「ダウンタイム」、午後3時から退社までの3時間を「サブパワータイム」に分けるなど、一日を3つのセクションに区切ってタスクを整理し、仕事時間の効率化を図ることも大切である。

 午前中のゴールデンタイムを生かすためには、早く起きて、早く出社するなど、時間を「前倒し」「先回り」することも必要。積極性がやる気を生むこともたしかだ。

 

<処理力を高める>

30分仕事をしたら1分休憩。これでオン・オフのリズムができる

 仕事に対して高いモチベーションをもって、いつもやる気を出している人は、一日中休みなしにずっと働き続けているわけではない。そんな人は上手に休みをとっている。サッカーの試合でも前後半で45分ずつの90分。ドラッカーの語る仕事の理想時間である。

 そもそも人間は身体も頭脳も共に長時間働き続ける仕組みにはなっていない。サッカーなら45分動いてハーフタイムで10~15分、体を完全に休ませる時間をつくるが、頭脳を使う仕事、とくにルーチンワークでは、もう少し短いインターバルで休む時間をつくったほうがいい。20~30分間仕事をしたら1分か2分の休憩でOK

 なぜなら、集中力の持続は体力以上にストレスが蓄積して頭脳を疲弊させ、間違いや失敗が起きやすくなる。ストレスがたまる前に解放してやれば、すぐに集中力は復活するからだ。この時間はボーッとするだけでもいい。むしろ、何もしない空白の時間をつくることが大切。

 少しでも時間を見つけて仕事を片づけることも効率的な仕事に必要だが、仕事中に挿入する「空白時間」も有益である。

 自分で意識的に「オン」と「オフ」のリズムをつくることも上手な時間管理のテクニックだ。1ラウンド3分間を戦うボクサーは、試合でなくても3分動いて1分休むというインターバルで練習をしている。

 また、仕事の場合も時計を前に置いて、1分、3分、10分、30分という短い時間の感覚を意識しながら作業すると、時間感覚が身についてくる。集中力をコントロールできるようになり、同時に自分のメンタル管理もしやすくなる。

 

知的習慣探求舎 (ちてきしゅうかんたんきゅうしゃ)

タイムマネジメントや情報整理法をはじめとする、日常的な仕事のメリットやテクニック、Tipsを検証し、誰でも簡単にマスターできるよう知的に再構成して提供することをモットーとして結成された集団。ビジネススキル向上のための最新のノウハウに関するコンシェルジェを目指して活躍している。


◇書籍紹介◇

仕事が速くなる力と整理する力が、1冊でビシッと身につく本

知的習慣探究舎 著

できる人に共通するのは、「仕事が速い」と「整理もうまい」。この2つのノウハウを、おしみなく1冊の本に集約させた超効率的な本!



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