「メールの添付ファイルをすぐに開く人」が評価される理由

＜＜タイムマネジメントにおいてはタスクの優先順位を正しく把握し、「緊急ではないが重要なタスク」に割く時間をいかに増やすかが重要だ。とはいえ、「どうしても緊急度の高い仕事に追われてしまって意外と時間がない」という方も多いだろう。

身の回りにも緊急度の高い仕事に常に追われている人とゆとりをもって対応できている人がいるだろう。その差はいったいどこから生まれるのだろうか？

本稿では、「緊急度の高い仕事に追われない人」になるために意識しておくとよいポイントについて解説したい。

大手企業を中心にビジネススキルを軸とした人財育成を手掛けるHRインスティテュートのコンサルタントによる連続講座「人生100年時代を生き抜くためのビジネススキル講座」より、「第5回ーー最少の時間で成果を最大化するタイムマネジメント力③」を紹介する＞＞

※本稿は、2018年7月〜9月に天狼院書店「Esola池袋店」で実施された講座を基に構成されたものです。

緊急度の高い仕事に追われる人と追われない人

ここまで、優先度の高い仕事に時間を費やす方法についていろいろと述べてきました。

それでも「どうしても緊急度の高い仕事に追われてしまって意外と時間がない」という方もいらっしゃるかもしれません。一方で、緊急度の高い仕事にあまり追われない人もいます。

ではその差とは、いったい何から生まれるのでしょう？

それは、「見る→分ける→絞る」という3つのステップを踏めているかどうかに左右されます。

1．見る……仕事の全体像を早く正確に「見る」ことにより、やるべき仕事（優先順位の高い仕事）が何かを把握する

2．分ける……やるべき仕事をカテゴリーごとに「分けて」整理することで、すべきことを明確にする

3．絞る……優先順位をつけ、いつ何をやるのかを「絞り」、やるべきことから取り組む

このステップを踏むことで、優先度の高い仕事が明確になり、やるべきタスクから取り組むことが可能になります。

仕事をきちんと「見る」ことができていない人は「分ける」ことができず、分けることができなければ「絞る」こともできないということです。
その結果、次から次へと押し寄せる「緊急度の高い仕事」に追われてしまうのです。

まずは入口となる「見る」がとても重要になりますが、3つのステップそれぞれについて説明しましょう。