「メールの添付ファイルをすぐに開く人」が評価される理由

「分ける」＝モジュール化

次に仕事を「分ける」ですが、これはすなわち仕事を「モジュール化」するということです。

例えば会議の準備という仕事を依頼されたとします。

この時、自分がやるべきことを「会議の準備」と大きな塊で捉えるのではなく、「会場を押さえる」「出席者を確認する」「出席通知のためのメールの文章を書く」「アジェンダを決めてもらう」「飲み物を用意する」といった具合に分解し、ひとつひとつの「作業」のレベルまで落とし込んで認識できているかどうかということです。

仕事をこの程度まで細かいタスクに分割できていれば、すべきことが明確なので作業に入るまでの起動時間が短くてすみますし、ひとつひとつの作業に関しては15分程度の時間で終わらせることができます。

そして15分程度で終わるタスクをリスト化しておくことで、電車での移動時間や会議が始まるまでのちょっとした待ち時間、打ち合わせ中に誰かに電話が入って中断したといった、ちょっとした隙間の時間などにもパパッと終わらせることができます。

そうした積み重ねで、結果的に早め早めに仕事を進めておくことが可能になります。

また、同じことをずっとやり続けると疲れてきますから、そうしたら別のタスクにシフトして、15分刻みで次から次へとタスクを完了していく。
そうした習慣をつけるとよいでしょう。

「絞る」＝優先順位を決めるにあたっての注意点

3つ目は仕事を「絞る」ですが、重要度に応じて優先順位を決めて絞ります。

では重要度をどう測るか？という考え方として、下記の4つの判断基準があります。

【1】損失が大きい仕事＝重要　と捉える
その仕事をしなかった場合どのような損失が出るのか。もしくは出る可能性があるのか。
→やるべきなのにやらなかった場合における機会損失も含めて考える。

【2】影響範囲の広い仕事＝重要　と捉える
その仕事をしなければ誰に迷惑をかけるのか。個人か、チーム全体か、はたまた会社全体か。
→影響の範囲がより大きくなるもののほうが重要。

【3】独自性の高い仕事＝重要　と捉える
その業務は自分にしかできないことなのか。
→自分がやらない場合、ほかの人が代わりにできないのであれば、それは重要。

【4】進行している仕事＝重要　と捉える
影響は広がりつつあるのか、それとも止まっているのか。
→まだ継続している状態なのであれば、それは重要。

こういう観点から優先順位をつけるというのもひとつの考え方として有効です。

そして、優先順位の低いものは自分ではなくほかの人にやってもらう、または場合によってはやらないという選択肢もあるでしょう。

この時、前述の「モジュール化」とも大きく関係してくるのですが、大きな仕事を細かいタスクに切り分けておかなければ、何をどこまでほかの人にお願いするか、または捨てるかといったことを明確に決めることが難しくなります。