テレワークで「冷たい人」と勘違いされる“チャットの地雷”

数回説明しても伝わらない場合の「最後の手段」

たとえば、ある業務について同僚にチャットで依頼をしたところ、「これってこういうことですか？」と質問をされたとします。数回説明しても、自分の意図が相手に伝わってなさそうだなと感じたら、その時点でオンラインミーティングや電話をして、口頭で説明しましょう。

何度もテキストをやりとりするよりも口頭で説明したほうが、同僚の疑問解消とお互いの認識合わせが早くできることが多いです。

絵文字や顔文字を活用、語尾を変えてみる

　たとえば「分かりました」ひとつ取っても、いろんな表記ができます。

・分かりました。
・分かりました！
・分かりましたー
・分かりました～
・分かりました(^^)

情報の93％は表情やしぐさ等の非言語コミュニケーションで伝達すると言われていますが、メールやチャットだと非言語コミュニケーションがないためやりとりする情報量が少なくなり、ミスコミュニケーションが生じやすくなります。

会社やチームの文化や相手との関係性にもよりますが、絵文字や顔文字をほどよく使用するとそのようなミスコミュニケーションが生じにくくなります。特にチャットツールでは多様な絵文字が使えるので、効果的に使っていきましょう。

絵文字や顔文字の使用が難しい場合は、語尾に「ー」「～」「！」などを付けるだけでも柔らかさを演出できます。

否定から入らず、まずは肯定と感謝を伝える

とはいえ、上記の方法のようにくだけた文面でのやりとりが難しい場合もあると思います。その場合は、細かい言葉尻はともかく「否定から入らず、まずは肯定と感謝を伝える」ことを意識してみましょう。

たとえば、あなたの提案に対して上司から返信が来ました。どちらのメッセージが、受け取った時の印象がより良いでしょうか？

①しかし、それだと納期に間に合わないですね。
②意見ありがとう。しかし、それだと納期に間に合わないですね。

多くの人は、②のほうがより良い印象を持つのではないでしょうか。

これはメールやチャットに限った話ではないですが、相手の意見に対して「それは違うのでは」と思ったとしても、まずは意見を言ってくれたことに対する感謝と肯定を伝えることで、相手に伝わる印象はかなり違ってきます。

一見当たり前のことのようにも思えますが、メールやチャットのみのコミュニケーションの場合は普段よりも強く意識することをおすすめします。