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さんざん議論だけして放置…「やりっぱなしの会議」を生み出す犯人



2020年11月14日 公開

沢渡あまね(業務改善・オフィスコミュニケーション改善士),元山文菜(株式会社リビカル代表取締役)

沢渡あまね氏,元山文菜氏

コロナ禍を受けて急速に進む社会のアップデートを受け、身近な業務の改善に着手する企業が増えている。一方で目立つようになったのが、会議の場では改善策のアイデアがさまざま提案されるものの、それらなかなか実行に移せないという問題。

どこから手を付けるか、誰を巻き込むかと考えているうちに億劫になり、気がつけば「通常営業」に戻ってしまう。

業務改善コンサルタントであり株式会社リビカル代表取締役の元山文菜氏は、共著書『業務改善の問題地図』の中で、そうした「やりっぱなし」への対策をまとめている。本稿では同書より、議論で出たアイデアをすばやく実行に移すためのコツを紹介する。

※本稿は、沢渡あまね、元山文菜著『業務改善の問題地図 ~「で、どこから変える?」進まない、続かない、だれトク改善ごっこ』(技術評論社刊)より一部抜粋・編集したものです。

 

「即実行・即実感」でアイデアを整理する

業務改善ミーティングの中でも、「連携」や「判断」をおこなうミーティングは、わりと問題なく進みます。一方、「議論」のようにアイデアを出し合うミーティングには注意が必要です。アイデアや愚痴はたくさん出たのに具体的な行動に結びつかずに三日坊主で終わってしまいがちです。

「議論」型ミーティングには、3つのステップが必要です。

まず、自分たちの考えを「発散」させて、どんどんと意見を膨らませていきます。しかし、ここで終わらせてはいけません。「整理」し、具体的にどのようなことに取り組んでいくのか膨らんだアイデアを「収束」させていく必要があります。

みんなから出てきた不満や問題点、たくさんの「あーしたい、こーしたい」「これって無駄じゃない?」という話題を、実際の行動に結びつけていく必要があるのです。そのために、出てきたアイデア(改善案や問題点)を整理します。

ここでポイントになるのは、アイデアの粒度です。

「基幹システムを導入する」
「パートさんを雇う」
「同部署内のメールに“お疲れ様”などの丁寧語を入れるのは無駄ではないか」
「マニュアルがいろいろな場所にあるので、読む気がしない」

このように、たくさんのアイデア、指摘が出てきたら、それらに対して「これは、即実行・即実感できることかな?」と問いかけてみてください。

「働き方改革」などという名のもとに集まると、「なにか大袈裟なことをしなければいけないのではないか!?」と思ってしまうのか、大きなことばかり話題になってしまいますが、そんなことはありません。むしろ、自分たちにしか気づけない改善案を出して、チーム全体で実行していくことこそ、業務改善活動の醍醐味です。

そうすると、粒の大きさをこんな感じで分けることができます。

【大】
「基幹システムを導入する」
「パートさんを雇う」

【中】
「マニュアルがいろいろな場所にあるので、読む気がしない」

【小】
「同部署内のメールに“お疲れ様”などの丁寧語を入れるのは無駄ではないか」

これに対して、スグにでも対応できるのは、「同部署内のメールに“お疲れ様”などの丁寧語を入れるのは無駄ではないか」という意見です。

このように、【小】のアイデアに対しては「じゃあ、ひとまず1週間だけやってみよっか?」というふうに、とにかくやってみてください。そして、次回集まったときに「どう? 試しにもう少し続けてみる?」と確認する。こんなふうに業務改善を進めてみてください。

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