テレワークで急増する「急に部下を動かせなくなった上司」…今すぐ改めるべきポイント

作業を適度に分割すれば、進捗は把握しやすくなる

行き当たりばったりで仕事を進めてしまうと、必要以上に時間を費やし、期限までに仕事が終わらないことがあります。進捗を把握できる、基準となる計画がないため、「あとどれくらい作業が残っているのか」「それぞれの作業はいつまでに終わらせればいいのか」がわからないからです。

このため、各作業において、計画的なスケジュールを立てる必要があります。それでは、管理しやすいスケジュールを立てるためには、どのようなことに気をつければいいのでしょうか。

まず、スケジュールを管理する作業の大きさについて考えます。１つの作業が大きすぎると、その作業に取りかかっているのに、現状、どこまで進んでいるのかよくわかりません。

反面、小さなレベルで作業を管理すると手間がかかります。そのため、どれくらいのレベルでスケジュールを管理するほうが適切かを見極める必要があります。業務内容や他人が関わる度合いにもよりますが、１つの作業が全体の作業時間の10％以上を占めるようであれば、作業のスケジュールを大雑把に管理しすぎかもしれません。

逆に、タスクの数が50を超えるようであれば、細かく管理しすぎている可能性があります。各作業を管理するレベル感を合わせておくと、進捗管理しやすいです。

また、作業の内容を具体的に書くと「自分が何をやらなければいけないのか」が、よりイメージできます。たとえば、「顧客満足度を調査する」と書くのではなく、「顧客満足度を測るアンケートを取る」のようにアウトプットがわかるようにするといいでしょう。

このように作業を具体化して、適度に分割すると、進捗を把握しやすくなります。すると、締め切りを守るために、残りの仕事をどのように進めていけばいいのかをプランできるようになります。

予定通り終わらせることができますか？　進捗確認できる「目盛り」を作る

プロジェクトのような期間の長い仕事を進めていると進捗がうまくつかめず、不安になることがあります。

仕事の進み具合を測る「目盛り」がないからです。

そのため進捗が遅れていることに気づかず、締め切り直前で慌てて残業をして何とか仕上げようとしたり、期限に間に合わなかったりすることがあります。あなたにも、そんな経験はありませんか？

このような状況に陥るとき、多くの場合は、計画を立てずに見切り発車で仕事を進めています。まずは、それぞれの仕事をいつまでに取りかかり、いつまでに完成させるか決め、スケジュールを立てましょう。

最初にスケジュールをしっかり立てておくことで、期限に間に合わせる計画からどれくらい遅れているのか（進んでいるのか）がわかります。これが進捗を確認できる目盛りになります。

このとき、上司や同僚からアドバイスをもらい、自分の立てたスケジュールが妥当かどうかを確認することも大切です。

また、進捗管理においては、報告のための大まかな状況把握ではなく、どこまで進んだのかを具体的かつ明確にしなければなりません。

作業が「終わった／終わっていない」の確認では、管理が大雑把すぎます。

あらかじめ「何が終わったら○○％進んでいる」という評価基準、つまり、より詳しい目盛りを決めておくことです。

チームで仕事をする場合は特に、関係者と具体的に決めておくと、誤解なく客観的な評価ができます。

そのうえで、次のようなことを確認しながら、進捗を把握していきます。

・何が終わっているのか、終わっていないのか？
・それぞれの作業はどこまで終わっているのか？
・今進めている作業を終わらせるためには何をすればいいか？
・今の作業を終わらせるうえで障害や問題は何か？
・誰かにサポートしてもらう必要があるか？
・次の作業は何か？

このように問い続けることで、実態を正確に把握できます。

作業が停滞していても、スケジュールの遅れを取り戻せるように素早く手を打つことができます。

もしこれらの問いに答えられないのであれば、今おかれている状況を理解していないということです。

そのときは、一度目的や業務の内容に立ち戻り、スケジュールを見直しましょう。