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最速の処理はどちらか?「届いたメールは即返信」と「後でまとめて」

2019年01月25日 公開

三坂健(株式会社HRインスティテュート シニアコンサルタント)

出来事を管理する二つの方法

では、出来事の管理はどうすればいいのでしょうか?
出来事を管理する方法は、大きく分けると二つしかありません。

ひとつは、身の回りに起こる出来事を減らすことです。

自分にとって優先度の高い出来事にできるだけ時間をあてられる状態にするには、優先度の低い出来事を減らしていく必要があります。

例えば、飲み会があったとして、1次会は行くとしても、2次会には参加しないとか、すぐ考えて答えを出せばいい内容に関して会議を行わないようにするといったように、「不必要な」出来事そのものを減らすのが最も効果的でしょう。

ただこの必要、不必要の判断基準は人によって異なりますので、そこは注意が必要ですが、この話はまた別稿にていたします。

もうひとつは、出来事あたりの時間を短くすることです。

ここで質問ですが、みなさんは何か作業をする際に、「その仕事を完了するまでの時間」を決めて仕事をしていますか?

実は「時間を決めて出来事にあたる」だけで、出来事に費やす時間は短くなるのです。

例えば、ランニングをする際に「1キロを5分で走ろう」と決めて走るのと、特に何分でもいいやと気にせずに走るのとでは、成果が変わってくるでしょう。それと同じで、仕事もできるだけ「その仕事を完了するまでの時間」を決めて取り掛かるほうが時間を減らすことができます。

具体的には、まずは何をやるにも「15分」という時間にこだわって仕事をしてみることをおすすめします。スマホのタイマー機能などを利用し、時間を意識して15分刻みで仕事をしてみましょう。

すると、仕事で生じる作業の多くが15分以内で終わらせようと思ったら終わるものだと気づきます。上司から頼まれた資料があったら「15分以内で終わらせる」という意識で取り組み、ダラダラと続けないということです。

このように完了するまでの時間を意識して仕事をすると、自分はどの程度の仕事をどのくらいの時間で完了できるのか、ということが次第にわかってきます。

これはスポーツ選手と同じで、そもそも100メートルを自分が何秒で走れるのかわかっていない人がタイムを短縮しようとしても、それは無理というものです。

同じように、例えばPowerPointでスライドを1枚作るのにどれくらい時間がかかるのか把握した上で、制限時間を意識しながら何度も繰り返していると、限度はあるものの、その作業にかかる時間はある程度まで短縮することが可能になるものです。

ここでは二つの方法を紹介しました。

まずは不必要な出来事を減らす。
もう一つは出来事あたりの時間を短くする、というものです。

ただし、注意して頂きたいのは、新入社員など、社会に出たての方々は、まずは一つ目の「出来事を減らす」ことよりも、二つ目の「出来事あたりの時間を短くする」方法で出来事の管理をおこなうようにしたほうがよいと思います。

というのも、出来事あたりの時間を短くするというのは“スキル”ですので、ある程度の鍛錬を積まないと成長できないからです。
最初から出来事を減らしてしまうと、せっかくの練習機会を失ってしまいます。

こういう意味からも、まずは出来事あたりの時間を短縮することを意識して事にあたりましょう。

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