外資系コンサル流　パワポ資料の作成時間を大幅に短縮する技術

「期待する行動」を決める際の3つのポイント

「期待する行動」を決める際には、次の3つのポイントを押さえておくとよいでしょう。

【1】「すぐに取り組める行動」を提示する

1つ目のポイントは、資料を読んだ後に「すぐに取り組める行動」を提示するということです。人は資料を呼んだ後が、行動へのハードルがもっとも低くなっています。そのため、資料を読んだ後ですぐに実行できる行動を提示することで、迅速に実行に移してもらえる可能性が高くなります。

すぐに取り組める行動を設定するには、目標までの行動を分解することが有効です。以下の図は営業の目標を分解した例です。

最終的な目標は商品を購入してもらうことですが、まずはサンプル品を使ってもらうことを目標にすることで、行動のハードルが低くなり、実現しやすくなります。

【2】「3W1H」を考える

2つ目のポイントは、「3W1H」を使って行動を具体化するということです。「3W1H」とは「誰が（Who）」「いつ（When）」「どのように（How）」「何を（What）」のことです。例えば

・社長に（Who）
・5月20日までに（When）
・メールで（How）
・営業方針の変更を伝達してもらう（What）

のように、「期待する行動」の中に「3W1H」を入れ込むことで、相手が考える必要がない程度にまで行動を具体化することができます。

【3】複数の選択肢を提示する

中には、行動を1つしか提示されないと、「やらされ感」を感じて拒否反応を示す人もいます。相手が「自分で選んだ感」を出すために、具体的な行動の選択肢を複数提示するということも有効です。

例えば、新たな業務導入への協力を部長に呼びかけてもらう場合、「メールで呼びかけてください」と提示するのではなく、「メールでの呼びかけ」と「部門会議での伝達」の2つを提示することで、部長にお伺いを立てている形となり、部長のやらされている感じが軽減されます。

このようなポイントを押えることで、相手に「期待する行動」を具体的に設定することができ、結果的に「資料の目的」が明確になります。それが、資料を短時間で作成することへとつながっていくのです。