ワード文書作成の最大のタブー？　「スペースキー」を多用する人が生み出す“圧倒的なムダ”

タブによる文字配置を習得しよう

すでに書いた通り、文字と文字の間隔をあけて配置をそろえるときにスペースキーを使うのはNGですが、そこで代わりに使うのが「タブ（Tab）」です。文書編集においてタブの機能は頻繁に使用します。

タブ（→）は文字を飛ばす機能です。基本的にタブを1回押すと、ルーラーの「4文字目」に文字が配置されます（2回押すと8文字目）。これは既定値が「4字」になっているためであり、変更できます。

さらに、「タブマーク」をつけることで自由に文字と文字の間隔を調整することも可能です。そろえたい段落を選択し、文字をそろえたい位置を決めて、ルーラーの数値の下をクリックすると「左揃えタブマーク」をつけることができます。タブマークをつけた位置は左側の項目の文字数が増えてもズレることはありません。

文字のおわりまで、しっかりそろうように意識しよう

文字がたくさん入力されている資料（マニュアル・契約書・企画書・論文など）の場合、行頭の文字位置のほかに行末の文字がデコボコしているものがあります。

レイアウトで文字数も決められているし、フォントも特別に変更していないのに行末が微妙にそろっていない資料です。資料作成では、行頭だけでなく、行末もキレイに文字がそろっていなければなりません。

ところで、あなたは「左揃え」と「両端揃え」ボタンの違いって、気にしていますか？

この2つのボタンはどう違うのだろうと思ったまま、あまり気にせずスルーしていませんか？

左揃えボタンは段落の文字列を左に詰めて配置します。フォントの種類によっては1行40文字といっても、微妙に行末のスペースが空いてしまうことがあるのです。

両端揃えボタンは、1行40文字の文字を均等割り付けして配置します。フォントの種類にかかわらず行末は必ず「40文字」の位置に配置されるのです（ただし、前述の「段落の均等割り付け」とは異なり、文字数が少ない場合は均等割り付けにはなりません）。複数行の段落の行末は自動で調整されます。見比べてみると資料の美しさの違いがはっきりとわかります。

段落の初期値では「両端揃え」に設定されていますが、ついうっかり左揃えのボタンをクリックして左揃えの段落にしてしまうと、複数行の文章の場合、行末がデコボコになってしまうわけです。

このボタンの違いを知っていれば、ムダな時間を費やすことなく、行末のデコボコも1クリックでキレイにそろえることができますね。