「段取りが下手な人」がすぐに学ぶべき"頭の整理術"

「仕事で小さなミスが多い」
「ダブルブッキングや、アポイント忘れをよく起こす」
「定時で仕事が終らず、残業続きの毎日」
「メモや手帳を使った情報管理が下手だ」

こんな悩みを抱えていませんか？

これは整理ができていないことが原因です。整理ができていない人は気持ちに余裕がありません。頭の中もいつもごちゃごちゃです。そのため、ミスを重ねたり、アイデアが浮かばないといった状態に陥ってしまうのです。

仕事のやり方が一変する、モノ、時間から頭の中までの整理術を、さまざまな職業を経験し、多くの経営者やビジネスマンと接してきた坂戸健司氏が紹介します。

※本稿は坂戸健司著『図でわかる！仕事がサクサク進む整理術』より、内容を一部抜粋・編集したものです。

「ゴール」から時間と予定を逆算する

いつも忙しく、段取りも悪い。スケジュール通りに仕事が進むことも少ない ―― こんな人は、スケジュールを逆算して組んでいません。

スケジューリングの基本は、会議やプレゼン、納品といった"そのとき"までに何をしなくてはいけないかを思い浮かべることです。

つまり最終的なゴールを明確にし、そこまでにやるべきこと、作業のリストアップをして、どれくらい時間がかかるかを考える。また、そのための段取り、打ち合わせや必要なものを準備するのです。

漠然と日程や予定を組んで、あとで大変なことになる経験を、私は何度も味わってきました。だからスケジュールを立てるときには、最初に「ゴール」を予測し、そこへ到達するまでの日程を記入していきます。

ゴールがわかれば、何をすればいいかもわかる

仕事の手順だけを考えると、「企画書を作成する→会議に提出する」ということになります。しかし、仕事のゴールは「企画を通す」ことです。ここをゴールにして発想するのです。

企画書の見直し、どんな資料を集めるか......などが見えてきます。場合によっては、社内への根回しも必要になるかもしれません。

逆算の発想は、何をするかだけではなく、時間の見込みについても言えます。「企画書を作成する→会議に提出する」という単純なステップだけだと、会議前日からスタートしても大丈夫ですが、前日に企画書を見直すなら、企画書の作成は「2日前」ということになります。

社内への根回しやヒアリングも考慮するとなると、さらに2日、必要でしょう。

――　こう考えると、会議前日からスタートするつもりだったのが、逆算の発想で会議の4～5日前には着手しなければならないことがわかるのです。