「段取りが下手な人」がすぐに学ぶべき"頭の整理術"

"当日"までに何をどうするか？

もうひとつ、例をあげましょう。

たとえば、プレゼンをする日が決まっていたとします。スケジュールを立てるときには、その日までに何をすべきかを常に逆算して、さまざまな予定を入れていきます。

まず、プレゼンを行なうときのことを、イメージします。

つまり、"当日（その日）"の前に、以下のような準備と段取りが必要となります。

（１）プレゼンの準備
　□場所の決定 （先方へ出向くのか、どこか任意の場所へ来てもらうのか）
　□参加メンバーの決定
　□ツールの制作 （誰かに頼むのか、自分で作るのか、それに必要な資料や情報、たとえばパソコンのパワーポイントでプロジェクターを使用して行なうのなら、そのデータの作成のスケジュールも立てる必要がある）

（２）事前の打ち合わせ
プレゼンの方向性や内容、シナリオについての話し合いを持つ。

（３）リハーサル
プレゼン内容を上司や同僚に確認してもらい、データの修正やシナリオの練り直しをする。

（４）最終確認
プレゼンツール（たとえばパワーポイント）のデータチェック。パソコンを使用するならバッテリーのチェックから始まって、電源用のコードやプロジェクターなどに不備がないかを確認する必要がある。その時間も予定（スケジュール表）に「事前準備」と入れておく。

　――　こういう"流れ"がイメージできるでしょうか。

イメージできれば、具体的な作業手順も、それに必要な作業時間も見えてきます。

どんな状況にも対応できる"ルール"を決める

では、スケジュールが変わったときにはどうするか？

予定を立てていても、変更は必ずあります。その変化をどこかで管理していないと、ダブルブッキングなどが起きます。

私はそんなことを20代、30代にやっていたので、人様に偉そうなことは言えません。しかし、「これではいけない」と、まずルールを決めました。

（１）【1冊の手帳（スケジュール帳）】を常に持つ
スケジュールを管理するマスター（元となる）カレンダー付きの手帳を1冊にした。すべてそこで管理している。

（２）【カレンダー】を使う
その「マスタースケジュール」を記入してある手帳を元にして、目につきやすいところにカレンダーを貼り、重要なものは赤い丸印のシールを貼った。
席に着くとき、席を立つとき、常にそのカレンダーを見て「明日は会議、明後日は出張か」というふうに、"その日"を常に判断できるようにしている。

（３）【携帯のスケジュール機能】を使う
携帯電話を持つようになってからは、携帯のスケジュール機能を使って、出かける時間（少し余裕をもたせて）に「時刻アラーム」が鳴るように設定している。
デスクワークが主な人は、パソコンのアウトルックで"アラーム"の設定をして、時間の管理をしてもいいだろう。
しかし、打ち合わせのときにマナーモード（バイブレーター機能）が使えない場合は、アラーム機能も意味を持たないので、会議が終わったらすぐにマナーモードを解除するといった"クゼ'を身につける必要があります。

坂戸健司 （さかと けんじ）
クリエーター、ビジネスプランナー、コンセプター。
武蔵野美大を卒業後、広告業界に入る。多くのナショナルクライアントの広告戦略、販売促進の戦略を学ぶ。その後、郷里の広島に戻り、新産業開発研究所（有）代表取締役。広告ディレクター、プランナー、エディトリアルディレクター、人材育成、人材コンサルタントなど、あらゆるクリエイティブワーカーとしての顔を持つ。